Entwicklung eines intelligenten PowerPoint-Add-Ins, das sensible Inhalte automatisch erkennt und entfernt.

Auftragsgeber

Unser Kunde ist ein internationales Finanzdienstleistungsunternehmen aus Los Angeles, spezialisiert auf Investmentbanking und Unternehmensberatung. Er benötigte ein PowerPoint-Tool, das Kundennamen, Umsatzzahlen und Logos automatisch erkennt und entfernt. Manuell wäre das zu aufwendig und zu fehleranfällig. Das Add-in sollte direkt in PowerPoint laufen, ohne zusätzliche Software.

Herausforderung

Finanzpräsentationen enthalten häufig sensible Informationen, wie etwa Umsatzzahlen, interne Prognosen oder geschützte Logos. Bevor solche Dokumente grenzüberschreitend geteilt werden, müssen diese Inhalte sorgfältig anonymisiert werden. Die manuelle Bereinigung ist jedoch mühsam und fehleranfällig. Das geplante Add-in soll Texte, Diagramme, Bilder und eingebettete Objekte automatisch erkennen, prüfen und direkt in Microsoft 365 bereinigen.

Zentrale Zielsetzungen

Die Kernziele des Projekts waren:

• Automatische Erkennung und Bereinigung sensibler Inhalte auf allen Folien: Texten, Diagramme, Bilder,Tabellen, SmartArt, Notizen und eingebettete Objekte sollten automatisch geprüft und bereinigt werden. .
• Unterstützung der Nutzer: Übersichtlich gestaltete Bereiche für Einrichtung, Prüfung, Ausführung und Protokollierung machen jeden Schritt nachvollziehbar..
• Beachtung unternehmensinterner Vorgaben: Zugriff nach Rollen, Nutzung von On-Premises-Systemen und das Entfernen aller Metadaten.

Über das Projekt

Wir haben ein PowerPoint-Add-in mit dem Microsoft Office JS-Framework entwickelt. Es erkennt sensible Inhalte und entfernt sie automatisch.Präsentationen und interne Dokumente lassen sich direkt nach sensiblen Informationen durchsuchen. Die vordefinierten Schritte lassen sich mit einem Klick ausführen. Die Entwicklung dauerte 3 Monate. Das Add-in funktioniert sowohl in Cloud- als auch in On-Premises-Umgebungen. Vorbereitungen für kommende Funktionen, wie KI-basierte Datenprüfung, wurden bereits getroffen.

• Region: USA
• Branche: Finanzdienstleistungen, Consulting
• Zeitrahmen: 3 Monate

Umsetzung

Unser Team war von der Planung bis zur Umsetzung dabei.Die Software wurde an die Gegebenheiten des Kunden angepasst.

Das Ergebnis ist ein praktisches Add-in, das direkt über das PowerPoint-Menüband und ein Seitenpanel aufgerufen werden kann. Nutzer werden Schritt für Schritt durch einen klar strukturierten 4-stufigen Workflow geleitet, der den Bereinigungsprozess einfach und verständlich macht.

Nutzerleitfaden

• Projekteinrichtung: Hier legen die Nutzer fest, wie das Add-in mit sensiblen Daten umgehen soll. Sie wählen aus, welche Datentypen überprüft werden und wie diese behandelt werden sollen. Es besteht die Möglichkeit, Standardvorlagen des Unternehmens zu verwenden und diese bei Bedarf für bestimmte Abschnitte oder Folien anzupassen.
• Backend-Analyse. Scan-Funktion: Nach dem Start durchsucht das Tool die Präsentation automatisch nach sensiblen Inhalten wie Text, Diagrammen, Bildern, Tabellen, Notizen oder Screenshots. Alle Elemente werden klassifiziert und mit Vertrauenswerten versehen.
• Überprüfung der vorgeschlagenen Maßnahmen: Die erkannten Inhalte werden zusammen mit Handlungsvorschlägen angezeigt. Nutzer können jeden Vorschlag einzeln prüfen und bestätigen. Alternativ lässt sich die gleiche Aktion für alle ähnlichen Elemente gleichzeitig anwenden, zum Beispiel «alle Umsatzzahlen anonymisieren». Inhalte, die nicht automatisch bearbeitet werden können, werden manuell markiert.
• Erstellen und Überprüfen: Das Tool legt automatisch eine bereinigte Kopie der Präsentation an und behält das Original unverändert. Metadaten wurden entfernt, und alle Änderungen konnten bequem in Vorher-/Nachher-Ansichten überprüft werden.
• Änderungsprotokoll: Zum Abschluss erstellt das System einen Bericht in Word oder Excel.. Dieser listet alle Anpassungen auf und zeigt die Unterschiede, sodass alles nachvollziehbar bleibt.

Bereitstellung & Ausblick

• Das Add-in wurde zentral über das Microsoft 365 Admin Center bereitgestellt. So haben alle Nutzer direkt Zugriff darauf.
• Die erste Version (V1-MVP) konzentrierte sich zunächst auf die Abläufe, die für die Arbeit am wichtigsten sind. Nutzer können nun sensible Daten ausfindig machen, überprüfen – und entfernen.
• Erweiterungen: KI-gestützte Analysen von Screenshots und spezielle Algorithmen für die Bearbeitung von Diagrammen.

Technologie und Aufbau

Das Add-in basiert auf modernen Technologien. Es funktioniert direkt in Microsoft 365 und kann sowohl in der Cloud als auch lokal im Unternehmen genutzt werden.

• Core Framework: Microsoft Office JavaScript API (mit TypeScript) für PowerPoint-Anwendungen.
• Frontend/UI: React für die Präsentation und Bearbeitung von Inhalten.
• Backend (optional für Cloud): Node.js/Express für sichere API-Aufrufe und Synchronisierung von Daten
• Datenbank: PostgreSQL für Protokollierung und Benutzereinstellungen
• Bereitstellung: Microsoft 365 Admin Center; Docker für lokale Installationen.

Kernteam

• Projektmanager: Koordinierte Zeitpläne und sorgte für die Abstimmung mit allen Beteiligten.
• Full-Stack/Softwareentwickler: Verantwortlich für die Integration in Office und die Umsetzung der Backend-Logik.
• Verantwortliche Qualitätssicherung: Überprüfte die Software auf Sicherheitsrisiken und sorgte dafür, dass sie in allen Versionen funktioniert.