Outlook-Add-in für sichere E-Mail- und Dokumentenverwaltung

Über unseren Kunden

Der Kunde benötigte eine einfache Lösung, um HR-E-Mails und Anhänge aus Microsoft Outlook in die bestehende Dokumentenverwaltung zu übertragen. Mitarbeiter sollten E-Mails und Dateien direkt in Outlook für die Archivierung oder Weitergabe vorbereiten können.

Dabei mussten wichtige E-Mail-Daten erhalten bleiben, Unterschiedliche Dateiformate unterstützt und sensible Daten sicher verarbeitet und übertragen werden.

Für unterschiedliche Arbeitsumgebungen waren zwei Versionen nötig: ein Desktop-Add-in auf Basis von VSTO und ein plattformübergreifendes Add-in mit der Office JavaScript API.

• Plattformen: Microsoft Outlook Desktop und Outlook Web
• Branche: Personalwesen / Dokumentenverwaltung
• Projektdauer: 2–3 Monate

Herausforderung

HR-Teams verwalteten wichtige E-Mails in Outlook. Die Plattform des Kunden akzeptierte jedoch nur strukturierte, archivfähige Dateien mit Metadaten. Die manuelle Übertragung war langsam und fehleranfällig.

Das Add-in musste mehrere technische Herausforderungen lösen:

• Zwei Outlook-Umgebungen: Mitarbeiter nutzten Outlook für Windows oder Outlook Web. Eine einzige Add-in-Technologie reichte daher nicht aus.
• Unterschiedliche Dateiformate: E-Mail-Inhalte sowie Word-, Excel-, PowerPoint- und PDF-Anhänge erforderten unterschiedliche Verfahren zur Konvertierung anhand des MIME-Typs.
• Signierte Dokumente: Die Konvertierung signierter PDFs würde die digitale Signatur ungültig machen. Deshalb wurden Signaturen erkannt und nur unsignierte Dateien in PDF/A-1B umgewandelt.
• Archivfähige Dateien: Dokumente mussten dem PDF/A-1B-Standard für die Langzeitarchivierung entsprechen und Angaben zum Absender sowie E-Mail-Metadaten enthalten.
• Sicherer Zugriff: Sensible HR-Daten durften nur über authentifizierte Anfragen mit OAuth 2.0 und PKCE an die Plattform übertragen werden.

Projektübersicht

SCAND entwickelte die Architektur und Kernfunktionen des VSTO-Add-ins, darunter die Verarbeitung von Dokumenten, Anmeldung und eine individuell entwickelte Outlook-Oberfläche. Zusätzlich entwickelten wir eine Version auf Basis der Office JavaScript API.

Die beiden Versionen decken unterschiedliche Umgebungen ab. Das VSTO-Add-in läuft im klassischen Outlook für Windows und bietet vollen Zugriff auf das Desktop-Objektmodell und lokale Dateien.

Die Office.js-Version funktioniert in Outlook Web und weiteren unterstützten Outlook-Clients, die keine VSTO- oder COM-Add-ins unterstützen. Beide Versionen bieten dieselben Abläufe und eine einheitliche Bedienung.

Mithilfe von Aspose-Bibliotheken wandelten die Add-ins E-Mail-Inhalte und unterstützte Office-Anhänge in PDFs um. Die aus E-Mails erstellten PDFs enthielten den Namen und die E-Mail-Adresse des Absenders. Unsignierte PDFs wurden mit den nötigen Metadaten ergänzt und in das Format PDF/A-1B konvertiert.

Für die Sicherheit implementierten wir OAuth 2.0 mit Authorization Code Flow und PKCE. Access-Tokens wurden sowohl auf Client- als auch auf Serverseite geprüft. Die Berechtigungsbereiche (Scopes) ließen sich konfigurieren.

Zusätzlich ermöglichten wir die flexible Erstellung von Manifest-Dateien. Das Docker-Image des Backend-Webdienstes für die Verarbeitung von Dokumenten und Anfragen wurde auf Sicherheitslücken untersucht.

Lösung

Die Lösung umfasste zwei Outlook-Add-ins, die E-Mails und Anhänge direkt mit der Dokumentenverwaltung des Kunden verbanden.

Nutzer konnten E-Mails und Anhänge in unterstützten Formaten direkt in Outlook für die Archivierung oder Weitergabe vorbereiten. Relevante Inhalte wurden in PDF-Dateien umgewandelt, Absenderdaten übernommen und unsignierte PDFs bei Bedarf in PDF/A-1B konvertiert.

Die Lösung vereinte eigene Outlook-Oberflächen, flexible Einstellungen, sichere Anmeldung und die gebündelte Übertragung von Dokumenten.

So konnte das Unternehmen E-Mails und Anhänge strukturiert an seine Plattform zur Dokumentenverwaltung übertragen. Die Lösung unterstützte sowohl klassisches Outlook für Windows als auch weitere Outlook-Clients.

Kernfunktionen

• Zwei Outlook-Add-in-Versionen: Ein VSTO-Add-in für das klassische Outlook für Windows und eine plattformübergreifende Version auf Basis der Office JavaScript API.
• E-Mails in PDF umwandeln: Konvertierung von E-Mail-Inhalten in strukturierte PDFs mit Namen und E-Mail-Adresse des Absenders.
• Anhänge verarbeiten: Erkennung von Dateiformaten anhand des MIME-Typs und Verarbeitung unterstützter Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien.
• Digitale Signaturen prüfen: Prüfung von PDF-Dateien auf digitale Signaturen vor der Konvertierung für die Archivierung.
• PDF/A-1B-Konvertierung: Ergänzung der nötigen Metadaten und Umwandlung unsignierter PDFs in PDF/A-1B.
• Metadaten erhalten: Verknüpfung konvertierter Dokumente mit wichtigen E-Mail-Daten für die weitere Verwaltung.
• Dokumente gemeinsam übertragen: Versand konvertierter PDFs und E-Mail-Metadaten in einer einzigen HTTP-Anfrage.
• OAuth-2.0-Anmeldung: Authorization Code Flow mit PKCE und Prüfung der Access-Tokens auf Client- und Serverseite.
• Flexible Zugriffsrechte: Unterstützung individuell konfigurierbarer Berechtigungsbereiche (Scopes).
• Manifest-Dateien erstellen: Erstellung von Add-in-Manifesten mit flexiblen Parametern und Einstellungen für das Deployment.
• Outlook-Oberfläche: Eigene Funktionen zur Konfiguration und Verwaltung der Dokumentenverarbeitung direkt in Outlook.
• Backend-Sicherheit prüfen: Analyse des Docker-Images für den Backend-Webdienst auf mögliche Sicherheitslücken.

Nutzer-Workflow

• E-Mail auswählen: Der Nutzer öffnet eine E-Mail in Outlook und startet die Verarbeitung der Dokumente.
• E-Mail und Anhänge prüfen: Das Add-in erkennt den E-Mail-Inhalt und die Dateitypen der Anhänge, um die passenden Schritte festzulegen.
• E-Mail in PDF umwandeln: Der E-Mail-Text wird in ein strukturiertes PDF mit Namen und E-Mail-Adresse des Absenders konvertiert.
• Anhänge verarbeiten: Unterstützte Office-Dateien werden mithilfe der eingerichteten Bibliotheken konvertiert.
• PDF-Signaturen prüfen: Vorhandene PDFs werden auf digitale Signaturen geprüft. Unsignierte Dateien werden mit den nötigen Metadaten im PDF/A-1B-Format vorbereitet.
• Nutzer authentifizieren: Das Add-in nutzt OAuth 2.0 mit Authorization Code Flow und PKCE. Access-Tokens werden vor dem Zugriff auf geschützte Ressourcen auf Client- und Serverseite geprüft.
• Dokumente und Metadaten übertragen: Konvertierte Dateien und zugehörige E-Mail-Daten werden gemeinsam in einer HTTP-Anfrage an die Plattform zur Dokumentenverwaltung gesendet.
• Add-in konfigurieren: Administratoren oder Nutzer können Manifest-Parameter, Berechtigungsbereiche und Einstellungen für das Deployment anpassen.

Technologie-Stack

Für die Outlook-Integration, PDF-Konvertierung, sichere Anmeldung und Nutzung auf verschiedenen Plattformen setzten wir folgende Technologien ein:

• Plattformen: Microsoft Outlook Desktop, Outlook Web
• Desktop-Entwicklung: C#, .NET Framework, Windows Forms, VSTO
• Plattformübergreifende Entwicklung: Office JavaScript API, JavaScript, TypeScript
• Frontend: React, HTML, CSS
• Dokumentenverarbeitung: Aspose-Bibliotheken (Aspose.Email, Aspose.PDF, Aspose.Slides, Aspose.Words, Aspose.Cells)
• Verarbeitung von E-Mails und Anhängen: Erkennung von MIME-Typen, Extraktion von E-Mail-Inhalten, Konvertierung von Office-Dokumenten
• PDF-Archivierung: PDF/A-1B-Konvertierung, Prüfung digitaler Signaturen, Verarbeitung von Dokumentenmetadaten
• Authentifizierung: OAuth 2.0 Authorization Code Flow mit PKCE, Token-Prüfung auf Client- und Serverseite, konfigurierbare Berechtigungsbereiche (Scopes)
• API-Integration: HTTP-Anfragen, gemeinsame Übertragung von Dokumenten und Metadaten
• Konfiguration und Deployment: Erstellung von Add-in-Manifesten, individuell definierbare Parameter, Einstellungen für das Deployment
• Container-Sicherheit: Analyse des Docker-Images auf Sicherheitslücken

Kernteam

• Entwickler (Vollzeit, 1 FTE): Entwickelte die Kernfunktionen des Add-ins, darunter Outlook-Integration, Dokumentenverarbeitung, Benutzeroberfläche und Sicherheitsfunktionen.
• Projektmanager: Verantwortete die Projektplanung, Termine und Prioritäten und Kommunikation mit den Beteiligten.
• Lösungsarchitekt: Definierte die technische Architektur und stellte sicher, dass die Lösung alle funktionalen und technischen Anforderungen erfüllte.
• Technischer Leiter (Teilzeit): Begleitete technische Entscheidungen, prüfte die Codequalität und koordinierte die technischen Aufgaben.