SaaS-Plattform für das Management von Arbeitskleidung und PSA

Über unseren Kunden

Unser Kunde war ein Unternehmen aus einer stark regulierten Branche mit mehreren Tausend Mitarbeitenden, die mit Uniformen und persönlicher Schutzausrüstung (PSA) ausgestattet werden mussten. Jede Rolle war mit spezifischen Berechtigungen, Kontingenten und Compliance-Anforderungen verbunden.

Das Unternehmen hatte mit fragmentierten Systemlandschaften, inkonsistenten Lieferantendaten und manuellen Prüfprozessen zu kämpfen. Dies führte zu Bestellfehlern, Compliance-Risiken und unnötigem Ressourcenverbrauch.

• Region: Europa
• Branche: Transport / Fertigung / Logistik
• Projektlaufzeit: ca. 12 Monate

Herausforderungen

Die Beschaffung von Arbeitskleidung und das Bestandsmanagement für persönliche Schutzausrüstung im Enterprise-Maßstab sind deutlich komplexer, als es herkömmliche Einkaufssysteme abbilden können. Da die bestehenden Systeme auf diese Anforderungen nicht ausreichend vorbereitet waren, ergaben sich folgende zentrale Herausforderungen:

• Verwaltung Tausender Produktvarianten, darunter Größen, Farben und Zertifizierungen
• Durchsetzung rollenbasierter Berechtigungen und Compliance-Anforderungen
• Verwaltung jährlicher Kontingente und Nachverfolgung der Nutzung
• Integration fragmentierter Lieferantendatenquellen
• Ablösung manueller Prüfprozesse
• Schaffung einer zentralen Datenquelle für alle Abteilungen

Hauptziele

Um den fragmentierten Prozess in eine skalierbare SaaS-Plattform für das PSA-Management in Unternehmen zu überführen, definierten wir folgende Ziele:

• Zentralisierung aller Daten zu Arbeitskleidung und PSA in einer einheitlichen Plattform
• Implementierung konfigurierbarer Berechtigungs- und Kontingentverwaltung
• Automatisierung der Anreicherung und Validierung von Produktdaten
• Unterstützung der Integration mit Beschaffungs- und HR-Systemen
• Aufbau einer mandantenfähigen Architektur für Skalierbarkeit und Wiederverwendbarkeit
• Verbesserung der Nutzererfahrung für Mitarbeitende und Administratoren

Projektübersicht

Die Plattform wurde als moderne SaaS-PSA-Plattform für den Enterprise-Einsatz entwickelt. Sie basiert auf einer mandantenfähigen Architektur mit Isolation auf Mandantenebene, containerisiertem Deployment über Kubernetes, einem API-First-Integrationsansatz sowie Single Sign-On (SSO) mit rollenbasierter Zugriffskontrolle. Diese Architektur ermöglichte eine schnelle Integration, unabhängige Mandantenkonfiguration und horizontale Skalierbarkeit.

Lösung

Das entwickelte System für das Arbeitskleidungsmanagement wurde als mandantenfähige Plattform umgesetzt, die Produktinformationsmanagement, Berechtigungslogik und Beschaffungsintegration in einem zentralen System vereint.

Die Plattform wurde von Grund auf als konfigurierbares Produkt konzipiert — nicht als einmalige Individualentwicklung. Dadurch können neue Enterprise-Kunden schnell angebunden werden. Sie unterstützt komplexe Katalogstrukturen, automatisierte Datenprozesse und setzt Geschäftsregeln in Echtzeit durch.

Zentrale Plattformfunktionen

• Zentraler Katalog für Uniformen und PSA
• Unterstützung von Größen, Materialien, Zertifizierungen und Varianten
• Automatische Generierung von Produktkombinationen auf Basis von Regeln zur Variantenmodellierung und Produktschemata
• Definition strukturierter Sets, zum Beispiel saisonale Ausstattungspakete
• Durchsetzung verpflichtender und optionaler Artikel
• Kompatibilitätsregeln zwischen Produkten auf Basis des Nutzerprofils
• Rollen- und abteilungsbasierte Berechtigungen
• Durchsetzung von Bestellregeln in Echtzeit
• Jährliche Budgets und Artikellimits pro Mitarbeitendem
• Echtzeit-Nachverfolgung der Nutzung
• Automatische Sperrung ungültiger Anfragen
• Automatisierter Import von Lieferantenkatalogen
• Validierungs- und Vollständigkeitsprüfungen
• Freigabe-Workflows für Produktaktualisierungen
• API-basierte Integration mit Enterprise-Beschaffungssystemen
• Nahtlose Synchronisierung mit Logistik- und Lagersystemen

Nutzer-Workflow

1. Import von Lieferantendaten: Lieferantenkataloge werden hochgeladen. Das System generiert Varianten, validiert Daten, weist Kategorien zu und erstellt kompatible Sets.

2. Rollenzuordnung: Mitarbeitendenrollen werden zulässigen Produktkategorien und vordefinierten Sets zugeordnet.

3. Kontingentzuweisung: Jeder Mitarbeitende erhält Berechtigungen, Limits und Ablaufregeln.

4. Bestellprozess: Mitarbeitende greifen auf einen rollenspezifischen Katalog zu, in dem nur zulässige Artikel verfügbar sind und ungültige Kombinationen in Echtzeit blockiert werden.

5. Freigabe und Erfüllung: Bestellungen werden freigegeben und automatisch an Beschaffungssysteme und Lieferanten übermittelt.

Technologie-Stack

Zur Unterstützung von Skalierbarkeit und Enterprise-Integrationsanforderungen setzten wir folgenden Technologie-Stack ein:

• Backend: Java, Spring Boot
• Frontend/UI: React
• Datenbank: PostgreSQL
• Integration: REST-APIs, ERP- und Beschaffungssysteme
• Deployment: Docker, Kubernetes, CI/CD-Pipelines
• Sicherheit: SSO, rollenbasierter Zugriff, Audit-Logging

Roadmap

Das System für die Beschaffung von Arbeitskleidung wird kontinuierlich um SaaS-orientierte Funktionen erweitert:

• Self-Service-Portale für Lieferanten
• KI-gestützte Größenempfehlungen
• Prädiktive Kontingentoptimierung
• Computer Vision für die automatische Verschlagwortung von Produktbildern
• Mandantenübergreifende Analysen und Benchmarking

Kernteam

• Product Owner: Definierte die Produktvision und SaaS-Strategie.
• Solution Architect: Entwarf die mandantenfähige Architektur und die Berechtigungs-Engine.
• Backend Engineers: Implementierten Kataloglogik, APIs und Integrationen.
• Frontend Engineers: Entwickelten Benutzeroberflächen für Katalogverwaltung und Bestellungen.
• DevOps Engineers: Verwalteten die Kubernetes-Infrastruktur und CI/CD-Pipelines.
• QA Engineers: Überprüften Datenkonsistenz, Regeldurchsetzung und Systemzuverlässigkeit.