PIM-Entwicklung zur Automatisierung der Beschaffung von Arbeitskleidung

Kundenprofil

Unser Kunde ist ein großer europäischer Eisenbahnbetreiber mit Zehntausenden Mitarbeitenden in Personen- und Güterverkehr. Anspruch auf Arbeits- und Schutzkleidung hängt von der Rolle, Abteilung und dem jährlichen Kontingent ab. Die bestehenden Tools konnten die Produktdaten, Größenvarianten und Berechtigungen nicht zentral verwalten, was zu zahlreichen manuellen Prüfungen, Fehlern und fehlerhaften Bestellungen führte.

Herausforderung

Der Kunde brauchte eine Lösung, um Arbeits- und Schutzkleidung sowie Produktvarianten genau zu verwalten und Fehler zu vermeiden.

• Über 30 Kategorien von Uniformen und persönliche Schutzausrüstung;
• Viele Größen, Farben und Untertypen;
• 500.000 Artikel, die jährlich über mehr als 750 Produktgruppen bestellt werden;
• Rund 5.000 Lieferanten und 1.500 Verträge.
• Strenge Berechtigungsrichtlinien, die auf der Rolle und Abteilung der Mitarbeitern sowie ihrer jährlichen Zuteilung basieren.

Hauptziele

Um unserem Kunde bei der Verwaltung des Arbeitskleidungsbeschaffungsprozesses zu helfen, haben wir folgende Ziele gesetzt:

• Automatisierung von Produktdaten, Größen und Farben;
• Strukturierung von über 30 Arbeitskleidungs-Kategorien für eine bessere Handhabung;
• Sicherstellung, dass für jede Rolle und Abteilung nur die passenden Produkte bestellt werden können;
• Integration des PIM-Systems ins Beschaffungssystem für eine zentrale Datenquelle;
• Aufbau eines Systems zur kontinuierlichen Aktualisierung und Freigabe der Produktdaten.

Projektüberblick

Wir entwickelten ein PIM-System für unseren Kunden, das mit dem Beschaffungssystem verbunden wurde. Das System sammelte alle Produktdaten für Arbeitskleidung, automatisierte die Anreicherung und ermöglichte es, nur berechtigte Artikel zu bestellen. Es unterstützte den Bestellprozess für mehr als 30 Kategorien und wurde zur zentralen Informationsquelle. Das Projekt dauerte 12 Monate.

• Region: Europa
• Branche: Transport / Eisenbahn
• Zeitrahmen: 12 Monate

Das Ergebnis

Wir entwickelten eine zentrale Plattform zur Verwaltung von Arbeits- und Schutzkleidung. Diese erfasst alle Produktdaten, prüft Berechtigungen und ermöglicht eine einfache Bestellverwaltung. Die Plattform wurde über Kubernetes bereitgestellt und mit SSO ausgestattet.

PIM-Kernfunktionen

• Zentrale Stammdaten für alle Uniformartikel, einschließlich Größen, Materialien, Zertifizierungen und Farbvarianten..nMöglichkeit, Sets zu definieren (z. B. «Sommer-Set Lokführer»), die kompatible Artikel und Zubehör miteinander verknüpfen;
• Automatische Erstellung von Variantenkombinationen aus Lieferantenkatalogen;
• Berechtigungsprüfungen basierend auf Rolle und Abteilung sowie genutzten Bestellgrenzen;
• Nachverfolgung der jährlichen Bestellmengen und Blockierung von Bestellungen, welche die festgelegten Limits überschreiten;
• Manuelle und automatische Anpassungen der Produktdaten.

Prozessübersicht

• Artikel im System erfassen: Lieferanten liefern neue Uniform. Das PIM erstellte automatisch die Varianten für Größe und Farbe, prüfte, ob alle Details vorhanden waren und ordnete die Artikel den richtigen Kategorien zu.
• Zuweisung nach Rolle: Das System verglich die Jobcodes (bereitgestellt von SAP) und ordnete passende Uniformen und Ausstattungen zu.
• Kontingentverwaltung: Jeder Mitarbeitende erhielt ein festgelegtes Jahresbudget für Arbeitskleidung. Das PIM verfolgte, wie viel bereits bestellt wurde und wie viel noch zur Verfügung stand.
• Bestellung aufgeben: Mitarbeitende wählten Artikel aus den für ihre Rolle freigegebenen Katalogen aus. Das PIM überprüfte, ob die Bestellung den Berechtigungen entsprach. Nicht erlaubte Bestellungen werden blockiert.
• Freigabe & Synchronisation: Genehmigte Bestellungen wurden an die zuständigen Abteilungen geschickt und anschließend an Lagerhaltung und Logistik weitergeleitet.

Einführung und Weiterentwicklung

• Das PIM wurde in einer Kubernetes-Umgebung bereitgestellt..
• Zunächst lag der Fokus auf dem Katalogmanagement und der Verbindung mit internen Prozessen.
• Künftige Updates beinhalten die Automatisierung der Kontingente sowie KI-gestützte Funktionen wie Größenempfehlungen und automatische Bildkennzeichnung.

Kernteam

• Projektmanager: Verantwortlich für die Abstimmung mit Stakeholdern und die Lieferung der Sprints;
• Technischer Planer: Erstellte das Gesamtkonzept für die Produktmodelle, die Rechteverwaltung und die Systemanbindungen;
• 3 Allround-Entwickler (Full-Stack): Programmierten die Schnittstellen im Hintergrund, die Logik des Katalogs und den Abgleich mit dem Einkaufssystem;
• Web-Designer (Frontend): Erstellte das Layout für die Datenpflege, die Eingabebereiche für Stammdaten sowie verschiedene Widgets;
• QA Engineer: Prüfte, ob die Zugriffsrechte korrekt funktionieren, die Daten fehlerfrei sind und ob die Verbindung zum Bestellsystem ohne Probleme funktioniert.