Secure Outlook Attachments Tool

Herausforderung

Es reicht nicht aus, eine Datei einfach als einen E-Mail-Anhang zu versenden, wenn sie vor zahlreichen Downloads und Vervielfältigung geschützt werden soll. Das von SCAND entwickelte Add-In für Outlook übernimmt diese Aufgabe und ersetzt automatisch die E-Mail-Anhänge durch die Links zu hochgeladenen Dateien. Die Empfänger erhalten also die Links zusammen mit den eingehenden E-Mails.

Die Entwicklung unserer Lösung für das Sichern, Verfolgen und Kontrolle von Anhängen basierte auf folgenden Anforderungen:

• Ein Anhang wird in den Cloud-Speicher des Servers hochgeladen.
• Das Secure Outlook Attachments Tool kann den Speicherort des Anhangs definieren und konfigurieren.
• Das Add-In kann die Bedingungen der Anzeige und des Downloads für die Benutzer der Datei festlegen.
• Mit dem Add-In kann man die Berechtigungen während der Verwendung des Anhangs ändern.
• Das Add-In ist als ein benutzerdefinierter Bereich auf der rechten Seite in die Outlook-Inspektoren, z. B. Outlook Mail Compose und Outlook Mail Read, integriert.

Herangehen

Eine Reihe von Microsoft Office Lösungen (Microsoft Office Developer Tools in Visual Studio und .NET Framework) unterstützen die Integration des Add-Ins mit Outlook. Wir haben uns auf die Integration unseres Secure Outlook Attachments Tools mit den Outlook Inspectors und Explorer MailItem konzentriert und dabei uns auch an einer schlüsselfertigen Lösung, VSTO CustomTaskPane (Microsoft.Office.Tools) beteiligt. Durch die Verwendung eines CustomTaskPane Objekts für das Add-In auf Anwendungsebene ist es außerdem möglich, ein eigenes Bedienfeld zu generieren und seine Größe, Lage und andockbare Einstellungen auszuwählen. Es besteht kein Problem für den Endbenutzer, das Add-In mit Inno Setup zu installieren, da unser Entwicklungsteam eine Installationsdatei erstellt hat, die es ermöglicht, alle erforderlichen Dateien zu kopieren und die Komponenten, die zum Herunterladen des Add-Ins für die Outlook-Anwendung erforderlich sind, zu registrieren.

Beschreibung

Die Benutzer können bei Bedarf eine lokale Kopie der Datei erhalten und Anhänge als binäre Dateien hochladen. Außerdem steht die Statistik über die Nutzung der Datei zum Anzeigen und Herunterladen zur Verfügung. Wenn man also Informationen über die Ansichten, Downloads und Änderungen braucht, ist es wirklich ganz einfach, sie zu überprüfen. Normalerweise haben die Webmail-Dienste eine Beschränkung der Größe für die Anhänge. Da das Secure Outlook Attachments Tool E-Mail-Anhänge durch die Links zu den hochgeladenen Dateien ersetzt, kann die Größe der angehängten Dateien dank dem Add-In das Limit überschreiten.

Hauptmerkmale

• Das Bedienfeld gewährt einen autorisierten Zugriff auf den Cloud-Dateispeicher; die Benutzer können die Statistik zu ihren eigenen Dateien und zu den Dateien mit einem gemeinsamen Zugriff anschauen.
• Die Integration mit den Outlook-Inspektoren und Explorer MailItem erleichtert die Verfolgung von Ereignissen, z. B. das Hinzufügen von Anhängen zu den E-Mail-Elementen, das Bearbeiten des Textes des E-Mails, um den Link zur Datei in den Text der Meldung einzufügen usw.
• Das Verwalten der Liste der Benutzer und der Gruppen, die Zugriff auf die Datei haben.
• Die Einschränkung der Dateiansicht durch Anwenden von Sicherheitseinstellungen für den Cloud-Dateispeicher.
• Die Einschränkung der Verfügbarkeit der Ressource für eine bestimmte Zeit.