Digitale Transformation der Beschaffung

Im E-Commerce gibt es kaum etwas Komplexeres als die Beschaffung in großen Organisationen, die Waren und Dienstleistungen einkaufen.

Im Gegensatz zum einfachen Online-Kauf oder -Verkauf über Websites oder Marktplätze umfasst die Unternehmensbeschaffung viele zusätzliche Schritte, die streng kontrolliert werden müssen, darunter die Bewertung von Lieferanten, die Durchführung von Auktionen oder Ausschreibungen, das Vertragsmanagement und die Analyse der unternehmensweiten Ausgaben.

Natürlich nutzen viele Unternehmen bereits in gewissem Umfang digitale Technologien zur Unterstützung ihrer Beschaffungsprozesse.

Studien aus der Branche zeigen jedoch, dass sich viele Organisationen noch in den frühen bis mittleren Phasen der Transformation befinden, in denen Teams weiterhin stark auf disparate Systeme, manuelle Genehmigungen von Anfragen und nicht vernetzte Lieferantendaten angewiesen sind, was die Entscheidungsfindung verlangsamt und Risiken vervielfacht.

In diesem Leitfaden untersuchen wir, was digitale Beschaffung wirklich bedeutet, warum sie für moderne Unternehmen wichtig ist, welche Komponenten eine erfolgreiche Transformation ausmachen, wie sie Schritt für Schritt umgesetzt wird und auf welche Herausforderungen sich Organisationen vorbereiten sollten.

Was ist digitale Beschaffung?

Digitale Beschaffung bezeichnet den Einsatz digitaler Technologien zur Automatisierung, Integration und Optimierung von Beschaffungsprozessen in den Bereichen Sourcing, Einkauf, Lieferantenmanagement und Ausgabenanalyse.

Sie ersetzt papierbasierte Arbeitsabläufe, voneinander getrennte Tools und manuelle Genehmigungen durch zentrale Plattformen, Echtzeitdaten und automatisierte Unterstützung.

Es ist jedoch wichtig klarzustellen, dass Digitalisierung nicht bedeutet, Anwendungen zu sammeln oder Softwaresysteme um ihrer selbst willen einzuführen.

Vielmehr geht es darum, Technologien so einzusetzen, dass Beschaffungsspezialisten entlastet werden und sich auf Bereiche konzentrieren können, in denen menschliches Urteilsvermögen weiterhin entscheidend ist: das Verständnis der Feinheiten des Lieferantenmarktes, die Analyse des Projektumfangs, die Beratung zu Risiken und die Koordination lieferantenbezogener Entscheidungen.

Warum digitale Beschaffung wichtig ist

Untersuchungen zeigen, dass Beschaffungsorganisationen trotz noch unvollständiger tatsächlicher digitaler Reife (bei der Technologie tief in Prozesse integriert ist) erwarten, bis 2027 einen Digitalisierungsgrad von 70 % zu erreichen — ein klares Zeichen für starke Transformationsabsichten.

Tatsächlich muss man nicht lange suchen, um die Vorteile von Technologie zu erkennen. Die Auswirkungen der digitalen Beschaffung zeigen sich am deutlichsten in höherer Effizienz und besserer Kostenkontrolle.

Warum digitale Beschaffung wichtig ist: Zentrale geschäftliche Vorteile

• Kostenoptimierung und Transparenz der Ausgaben: Kostenoptimierung und vollständige Transparenz über Ausgaben gehören zu den unmittelbarsten Vorteilen. E-Procurement-Plattformen führen Ausgabendaten aus Lieferanten, Kategorien, Geschäftsbereichen und Regionen in einer einzigen Ansicht zusammen. So lassen sich Ausgaben außerhalb von Verträgen erkennen, Lieferantenvereinbarungen anpassen und erzielte Einsparungen messen.
• Schnellere Beschaffungszyklen: Ein weiterer großer Vorteil besteht darin, dass Beschaffungsabläufe deutlich schneller durchgeführt werden können. Automatisierung ersetzt manuelle Schritte und fragmentierte Genehmigungen und ermöglicht eine schnellere Bearbeitung von Anfragen, raschere Rückmeldungen von Lieferanten und eine bessere Abstimmung mit den Geschäftsanforderungen.
• Bessere Lieferantenbindung durch strategisches Sourcing: Digitale Beschaffung stärkt zudem die Zusammenarbeit mit Lieferanten. Zentrale Portale schaffen einen einheitlichen Standard für Registrierung, Dokumentenaustausch, Leistungsüberwachung und Kommunikation. Dadurch erhalten Lieferanten ein klareres Verständnis von Erwartungen, Fristen und Compliance-Anforderungen.
• Risikominderung und Compliance: Ebenso wichtig sind Risikominderung und die Einhaltung regulatorischer Vorgaben. Digitale Systeme helfen dabei, Verträge, Zertifizierungen, Service-Level-Agreements und regulatorische Anforderungen über die gesamte Lieferantenbasis hinweg zu verfolgen. Außerdem können Vertragsabläufe, Lücken oder Leistungsprobleme frühzeitig erkannt werden, bevor sie zu ernsthaften Risiken eskalieren.
• Datenbasierte Entscheidungen: Schließlich unterstützen digitale Tools Beschaffungsteams dabei, Entscheidungen auf Basis von Daten statt Vermutungen zu treffen. Analysen verwandeln Rohdaten in Erkenntnisse, die Strategie und tägliche Abläufe steuern.

Komponenten einer erfolgreichen digitalen Transformation der Beschaffung

Laut Statista führen Zeit, Aufwand und Ressourcen, die ein Unternehmen bereits in die Beschaffung investiert, zu besseren Ergebnissen, wenn der Prozess digitalisiert wird. Doch was genau macht eine erfolgreiche Digitalisierung aus?

Strategische Ziele

Digitale Beschaffung sollte immer mit klar definierten Zielen beginnen. Technologie ist ein Mittel, um geschäftliche Ergebnisse zu erreichen — nicht umgekehrt. Unternehmen müssen festlegen, was sie verbessern wollen, sei es Kosten zu senken, Risiken zu reduzieren, Beschaffungszyklen zu beschleunigen oder Lieferantenpartnerschaften zu stärken.

Beispielsweise könnte ein Unternehmen mit hohem Maverick Spending die Zentralisierung von Einkäufen priorisieren, während ein anderes mit Lieferverzögerungen die Genehmigungsprozesse beschleunigen möchte.

Gleichzeitig hängen strategische Prioritäten oft von der Branche ab. Die Transformation der Beschaffung im Gesundheitswesen konzentriert sich in der Regel auf strikte Compliance und die Kontrolle von Lieferantendokumentationen.

In der Telekommunikation und in der High-Tech-Branche wird die Transformation der Beschaffung meist durch den Bedarf an schnellerem Sourcing vorangetrieben. In der Fertigungsindustrie steht die OEM-Beschaffungstransformation häufig im Zeichen der Stabilität der Lieferkette, der Einhaltung von Lieferterminen und der Vermeidung von Produktionsunterbrechungen.

Insgesamt hilft es, zuerst eigene Lücken und Ziele zu kennen, um zu bestimmen, welche Tools und Prozesse priorisiert werden sollten.

Eine klare Roadmap für die Beschaffungstransformation

Versuchen Sie nicht, alles auf einmal zu digitalisieren — das führt leicht zu Verwirrung und ist mit Sicherheit kostspielig. Studien zeigen, dass große Technologieprojekte ihre Budgets oder Zeitpläne häufig deutlich überschreiten, wenn sie als eine einzige große Initiative angegangen werden.

In einer Untersuchung von 1.471 IT-Projekten lag die durchschnittliche Kostenüberschreitung bei etwa 27 %, und etwa jedes sechste Projekt verzeichnete extreme Überschreitungen (≈200 % oder mehr).

Stattdessen ist es wichtig, eine Roadmap zu erstellen, die zunächst die wertvollsten Prozesse adressiert. Beginnen Sie beispielsweise mit der Automatisierung von Bestellungen oder Rechnungsfreigaben, um schnell sichtbare Ergebnisse zu erzielen.

Frühe Erfolge zeigen Führungskräften und Stakeholdern den Nutzen und erleichtern es, die Digitalisierung später auf komplexere Bereiche wie Vertragsmanagement oder Lieferantenrisikoanalysen auszuweiten.

Change Management und Schulung

Digitale Beschaffung bedeutet häufig neue Arbeitsweisen. Teams benötigen Schulungen, klare Anleitungen und Unterstützung durch Führungskräfte, um die Tools optimal zu nutzen.

Erhalten Manager beispielsweise Berichte zur Lieferantenleistung, ohne zu wissen, wie sie diese interpretieren sollen, hilft das Tool ihnen nicht, bessere Entscheidungen zu treffen. Die Begleitung der Teams durch den Veränderungsprozess stellt sicher, dass die Technologie tatsächlich Mehrwert schafft.

Standardisierte Prozesse vor der Automatisierung

Automatisierung beschleunigt Prozesse, kann aber auch Ineffizienzen verstärken. Bevor Technologie eingeführt wird, sollten Workflows vereinheitlicht und abgestimmt werden.

Wenn beispielsweise verschiedene Abteilungen unterschiedliche Genehmigungswege für Bestellanforderungen nutzen, kann die Automatisierung ohne vorherige Standardisierung zu Unordnung und Fehlern führen.

Governance und Kennzahlen verfolgen

Klare Verantwortlichkeiten und messbare KPIs sind entscheidend für den langfristigen Erfolg. Unternehmen müssen wissen, wer wofür zuständig ist, und die Leistung verfolgen, um sicherzustellen, dass die neuen Prozesse funktionieren.

Nützliche Kennzahlen sind unter anderem die Dauer von Bestellungen, der Anteil von Ausgaben außerhalb von Verträgen, die Lieferantenleistung sowie durch digitale Initiativen erzielte Kosteneinsparungen. Die Beobachtung dieser Indikatoren hilft, Probleme zu erkennen und die Beschaffung kontinuierlich zu verbessern.

Zentrale Komponenten einer erfolgreichen digitalen Transformation der Beschaffung

Umsetzung der digitalen Beschaffung: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Jede Initiative, die organisatorische Veränderungen beinhaltet, kann zunächst wie eine große Herausforderung wirken — muss es aber nicht. Mit einem klar strukturierten Schritt-für-Schritt-Plan können Sie sich auf mögliche unerwartete Hindernisse vorbereiten.

Roadmap zur Implementierung digitaler Beschaffung (7 zentrale Schritte)

Schritt 1: Aktuellen Reifegrad Ihrer Beschaffung bewerten

Bevor Sie in neue Technologien investieren, ist es wichtig zu verstehen, wo Sie heute stehen.

Viele Unternehmen (auch wenn sie noch weit von echter Reife entfernt sind) beginnen nicht bei null — grundlegende digitale Tools wie E-Procurement oder Ausgabenanalysen sind oft bereits vorhanden.

Eine strukturierte Bewertung kann wichtige Lücken aufdecken. So kann ein Unternehmen beispielsweise bereits ein E-Procurement-System nutzen, aber weiterhin von manuellen Genehmigungen abhängig sein, oder gute Ausgabendaten besitzen, ohne über Analysewerkzeuge zu verfügen, um diese sinnvoll auszuwerten.

Ohne ein klares Bild Ihres aktuellen Reifegrads:

Sie könnten Technologien einführen, die Ihre eigentlichen Probleme nicht lösen. Sie riskieren, manuelle Arbeit in ein neues System zu übertragen.Sie unterschätzen möglicherweise den Schulungsbedarf oder die Integrationskomplexität.

Schritt 2: Geschäfts- und Beschaffungsanforderungen definieren

Nachdem Sie den aktuellen Zustand Ihrer Beschaffungsfunktion verstanden haben, besteht der nächste Schritt darin, geschäftliche Ziele in konkrete Beschaffungsanforderungen zu übersetzen. Die Aussage „Wir brauchen schnellere Durchlaufzeiten“ ist zu ungenau. Was bedeutet schneller konkret für Ihre Organisation? Welche Ergebnisse erwarten Sie genau?

Das Ziel besteht darin, allgemeine geschäftliche Ziele in klare, messbare Anforderungen zu übersetzen, die durch Technologie und Prozessänderungen unterstützt werden müssen. Ein konkret formuliertes Ziel könnte beispielsweise lauten: „Genehmigungen müssen innerhalb von 24 Stunden abgeschlossen und abhängig vom Ausgabenvolumen automatisch weitergeleitet werden.“

Schritt 3: Die richtigen Technologien für digitale Beschaffung auswählen

Die Auswahl digitaler Beschaffungstechnologien sollte von der geschäftlichen Realität ausgehen — nicht von Hersteller-Versprechen oder Trends.

Bevor konkrete Tools betrachtet werden, benötigt ein Unternehmen ein klares Verständnis seiner Beschaffungskomplexität, Transaktionsvolumina, regulatorischen Anforderungen und der Rolle der Beschaffung im gesamten Unternehmenskontext.

Eine der ersten Entscheidungen besteht darin, ob eine durchgängige End-to-End-Plattform genutzt werden soll oder eine Kombination spezialisierter Tools.

Mehrere spezialisierte Lösungen bieten starke Funktionen in einzelnen Bereichen wie Sourcing, Lieferantenrisikomanagement oder erweiterte Ausgabenanalysen, erhöhen jedoch die Integrationskomplexität und stellen höhere Anforderungen an Daten-Governance und IT-Support.

Integrierte Plattformen decken in der Regel den gesamten Source-to-Pay-Prozess ab, bieten zentrale Datenhaltung und einfachere Governance. Sie eignen sich häufig besser für Unternehmen, die eine schnellere Implementierung, planbare Kosten und eine leichtere Nutzerakzeptanz anstreben.

Allerdings können solche Plattformen für Unternehmen mit komplexen Beschaffungsmodellen, branchenspezifischen Anforderungen oder erweiterten Analysebedürfnissen zu eingeschränkt sein, da einzelne Module möglicherweise nicht tief genug gehen.

In der Praxis verfolgen viele Unternehmen einen hybriden Ansatz: Eine zentrale Beschaffungsplattform dient als Grundlage und wird dort durch spezialisierte Tools ergänzt, wo Differenzierung besonders wichtig ist.

Eine weitere Entscheidung betrifft Standardlösungen versus individuell entwickelte Beschaffungssysteme. Standardsoftware bietet bewährte Funktionen, schnellere Einführung und regelmäßige Updates durch den Anbieter und eignet sich daher gut für Organisationen mit standardisierten Prozessen oder begrenzten internen Entwicklungskapazitäten.

Individuelle Lösungen hingegen sind sinnvoll, wenn Beschaffungsprozesse eng mit speziellen Geschäftsmodellen, strengen Compliance-Vorgaben oder komplexen Altsystemen verknüpft sind, die von Standardplattformen nicht unterstützt werden.

Individuelle Entwicklung ermöglicht es, Prozesse, Datenmodelle und Integrationen exakt an die eigenen Anforderungen anzupassen, erfordert jedoch höhere Anfangsinvestitionen, längere Implementierungszeiten und kontinuierliche Wartung.

Schritt 4: Daten und Integrationen vorbereiten

Digitale Beschaffung funktioniert nur dann gut, wenn Daten korrekt sind und Systeme sauber miteinander verbunden sind.

Selbst die beste Plattform liefert keine Ergebnisse, wenn Lieferantendaten veraltet sind, Produktkategorien uneinheitlich definiert sind oder Ausgabeninformationen über verschiedene Tools und Tabellen verstreut liegen.

Ein Beispiel: Eine Abteilung führt einen Lieferanten als „IBM“, eine andere als „IBM Corp.“. Ohne Datenbereinigung wird es schwierig, Gesamtausgaben zu analysieren oder die Lieferantenleistung korrekt zu bewerten.

Integrationen sollten von Anfang an geplant werden, denn Beschaffung funktioniert nicht isoliert vom Rest des Unternehmens.

In den meisten Fällen sollten Beschaffungstools integriert werden mit:

• ERP-Systemen (Budgets, Stammdaten, Bestellungen)
• Finanzsystemen (Rechnungen, Zahlungen, Genehmigungen)
• Bestands- und Lagerlösungen (Bestände, Nachbestellungen)
• Supply-Chain-Systemen (Lieferverfolgung, Lieferantenleistung)
• PIM-Systemen (zentrale Produktinformationen, Attribute und Katalogmanagement)

Ohne Integration müssen Teams Daten möglicherweise weiterhin mehrfach manuell eingeben, was zu Verzögerungen und Fehlern führt.

Möchten Sie eine bessere Kontrolle über Ihre Produktinformationen erhalten? Buchen Sie eine PIM-Beratungssitzung mit SCAND und erhalten Sie fachkundige Unterstützung bei der Strukturierung Ihrer Produktdaten sowie der Reduzierung von Fehlern in Ihren Systemen.

Schritt 5: Pilotprojekte durchführen und zentrale Anwendungsfälle validieren

Statt das gesamte System auf einmal einzuführen, sollten Unternehmen mit Pilotprojekten beginnen.

Ein Pilot ist eine kontrollierte Einführung, die sich auf ein oder zwei Prozesse konzentriert und schnell sichtbare Ergebnisse liefert. Typische Pilotbereiche sind Genehmigungen, Ausgabenüberwachung, Lieferanten-Onboarding oder Rechnungsabgleich.

Der schrittweise Einstieg ermöglicht es Teams, die Lösung unter realen Bedingungen zu testen, ihren Nutzen zu bestätigen und Probleme zu beheben, ohne die gesamte Organisation zu beeinträchtigen.

Beispielsweise kann ein Unternehmen zunächst Bestellanforderungen in einer Abteilung automatisieren. Wenn sich dadurch Genehmigungszeiten verkürzen und die Kontrolle verbessert, kann der Ansatz anschließend auf das gesamte Unternehmen ausgeweitet werden.

Piloten erleichtern zudem den Nachweis des ROI und erhöhen die Akzeptanz bei Stakeholdern, bevor eine vollständige Einführung erfolgt.

Schritt 6: Nutzern die notwendigen Fähigkeiten vermitteln

Selbst die beste Plattform ist wertlos, wenn Mitarbeiter sie nicht nutzen. Deshalb ist die Akzeptanz ein entscheidender Erfolgsfaktor der digitalen Transformation.

Unternehmen müssen Schulungen, klare Leitfäden und Unterstützung bereitstellen. Mitarbeiter sollten nicht nur verstehen, wie das System funktioniert, sondern auch, warum es wichtig ist und wie es ihre Arbeit schneller und fehlerfreier macht.

Wenn Führungskräfte beispielsweise sehen, dass Genehmigungen weniger Zeit und weniger E-Mails erfordern, unterstützen sie den neuen Prozess deutlich eher.

Schritt 7: Leistung überwachen und kontinuierlich verbessern

Die Digitalisierung der Beschaffung ist kein einmaliges Projekt. Nach der Einführung müssen Unternehmen Ergebnisse messen und Prozesse fortlaufend optimieren.

Dazu gehört die Überwachung zentraler Kennzahlen wie Genehmigungsgeschwindigkeit, Durchlaufzeiten, Compliance-Grad, Kosteneinsparungen und Lieferantenleistung. Regelmäßige Reviews helfen zu erkennen, was gut funktioniert und wo weiterhin Verzögerungen oder Ineffizienzen bestehen.

Herausforderungen und Hürden einer erfolgreichen Transformation

Die digitale Transformation der Beschaffung kann selbst dann scheitern, wenn Unternehmen in gute Plattformen und moderne Tools investieren. Die häufigsten Probleme sind nicht technischer, sondern strategischer und organisatorischer Natur. Nachfolgend die wichtigsten Stolpersteine, die Unternehmen beachten sollten.

• Technologie kaufen, bevor Probleme erkannt werden. Wenn Organisationen eine Plattform ohne klare Anwendungsfälle anschaffen, entsteht häufig teure „Shelfware“, die von Teams nicht genutzt wird. Das führt außerdem zu Frustration und Widerstand, da Mitarbeiter gezwungen sind, Tools zu verwenden, die ihre täglichen Aufgaben nicht lösen.
• Ein One-Size-Fits-All-Ansatz. Nicht jede Aktivität sollte im gleichen Maß automatisiert werden. Genehmigungen, Rechnungsabgleich oder Katalogbestellungen lassen sich nahezu vollständig automatisieren. Strategisches Sourcing, Lieferantenverhandlungen und Risikomanagement erfordern jedoch häufig Expertenwissen und starke Beziehungen. Eine erfolgreiche Transformation bedeutet zu verstehen, welche Prozesse digital zuerst erfolgen sollten und welche weiterhin stark von Menschen gesteuert bleiben.
• Set-and-forget-Mentalität. Beschaffungsmanagement-Tools benötigen laufende Überwachung, Updates und Optimierung. Ohne aktives Management veralten Workflows, Integrationen brechen und die Nutzung sinkt. Mit der Zeit zahlen Unternehmen möglicherweise für Plattformen, die keinen echten Mehrwert mehr liefern.

SCANDs Expertise in der digitalen Transformation der Beschaffung

Bei SCAND verbinden wir umfassende Erfahrung in der Softwareentwicklung mit einem praxisnahen Verständnis von Geschäftsprozessen, um Unternehmen dabei zu unterstützen, ihre Beschaffung in datengetriebene Systeme zu überführen.

Mit über 25 Jahren Erfahrung in der individuellen Softwareentwicklung haben wir Hunderte Unternehmen aus verschiedenen Branchen (Logistik, Fertigung, Handel, Unternehmensdienstleistungen usw.) dabei unterstützt, maßgeschneiderte digitale Lösungen zu entwickeln, die reale Geschäftsprobleme lösen und die Leistung verbessern.

Unser Ansatz für die digitale Transformation von Beschaffungsprozessen basiert darauf, zunächst die Strategie zu priorisieren und erst danach die Technologie. Wir arbeiten mit Kunden zusammen, um den aktuellen Reifegrad ihrer Prozesse zu bewerten, Anforderungen zu klären und Erfolgskriterien zu definieren.

Darauf aufbauend konzipieren und entwickeln wir Systeme, die zentrale Beschaffungsworkflows automatisieren, sich mit anderen Systemen integrieren und durch Reporting und Analysen verwertbare Erkenntnisse liefern.

Ein starkes Beispiel für unsere Beschaffungskompetenz ist das Procurement Management System, das wir für einen Kunden entwickelt haben, der seine Einkaufsprozesse automatisieren und modernisieren wollte.

In diesem Projekt entwickelte SCAND ein webbasiertes Beschaffungssystem, das Ausgaben- und Lieferantendaten zentralisierte, Echtzeit-Reporting und Analysen bereitstellte und zentrale Aufgaben vereinfachte, darunter:

• Nachverfolgung von Lieferanten und Kunden entlang der Lieferkette
• Verwaltung von Bestellungen und Verträgen
• Koordination von Logistik- und Dokumentenprozessen
• Bereitstellung von Dashboards, die Transparenz über Ausgaben und Beschaffungsleistung schaffen

Fazit

Die digitale Transformation der Beschaffung ist für Unternehmen, die im Wettbewerb bestehen wollen, keine Option mehr, sondern eine Notwendigkeit. Durch den Wechsel von manuellen oder teilweise digitalisierten, fragmentierten Prozessen hin zu integrierten, datenbasierten Workflows können Organisationen Kosten senken, die Zusammenarbeit mit Lieferanten verbessern und Beschaffungszyklen beschleunigen.

Doch der Erfolg hängt von mehr ab als nur von Technologie. Entscheidend sind klare Ziele, standardisierte Prozesse, sorgfältige Datenaufbereitung, eine schrittweise Einführung und eine starke Nutzerakzeptanz.

Unternehmen, die einem strukturierten, phasenweisen Ansatz folgen, können Risiken reduzieren, den Return on Investment maximieren und eine Beschaffungsfunktion aufbauen, die nicht nur das Tagesgeschäft unterstützt, sondern aktiv zur Erreichung der Unternehmensziele beiträgt.