So implementieren Sie Product Information Management (PIM): Ein vollständiger Leitfaden

Die Verwaltung von Produktinformationen ist deutlich komplexer geworden. Unternehmen verkaufen heute über mehrere Vertriebskanäle, Regionen und Plattformen hinweg, wobei jeder Kanal gültige, korrekte und aktuelle Produktdaten benötigt.

Ohne ein zentrales System werden Produktinformationen schnell fragmentiert. Teams arbeiten zunehmend mit Tabellen, voneinander getrennten Tools und manuellen Prozessen, was zu Inkonsistenzen, Verzögerungen und Fehlern führt.

Product Information Management (PIM) löst dieses Problem, indem es die Verwaltung und Verteilung von Produktdaten zentralisiert und effizienter gestaltet. Eine erfolgreiche Implementierung erfordert jedoch mehr als nur die Auswahl eines Tools — sie braucht einen systematischen und gut geplanten Ansatz.

Was ist Product Information Management?

Ein Product-Information-Management-System (PIM) ist eine Lösung, mit der Unternehmen Produktinformationen auf einer zentralen Plattform erfassen, verwalten, anreichern und verteilen können.

Der entscheidende Vorteil eines PIM-Systems besteht darin, dass es als zentrale Quelle für sämtliche produktbezogenen Informationen dient. Dazu gehören insbesondere Produktbeschreibungen, technische Daten, Produktbilder, Preise sowie lokalisierte Inhalte für verschiedene Märkte und Sprachen.

Anstatt diese Daten in voneinander getrennten Systemen zu verwalten, werden sie an einem Ort zentralisiert. Dadurch wird die Pflege und Verwaltung von Produktinformationen erheblich vereinfacht.

Das bedeutet auch, dass Unternehmen Produktinformationen nicht mehrfach erstellen und veröffentlichen müssen. Die Daten werden einmal gepflegt und können anschließend automatisch über verschiedene Vertriebskanäle hinweg ausgespielt werden.

Wann benötigen Sie ein PIM-System?

Grundsätzlich wird ein PIM-System relevant, sobald die Verwaltung von Produktdaten Ihre Geschäftsprozesse verlangsamt, Inkonsistenzen verursacht oder die Skalierung Ihres Unternehmens erschwert.

Was anfangs noch problemlos mit Tabellenkalkulationen, gemeinsamen Netzlaufwerken oder einfachen Tools funktioniert, kann mit zunehmendem Wachstum schnell zu einem Engpass werden.

Doch woran erkennen Sie konkret, dass es Zeit ist, ein effektives Product-Information-Management-System einzuführen?

• Fragmentierte Informationen über mehrere Systeme hinweg: Wenn Ihre Produktdaten auf verschiedene Quellen verteilt sind – etwa ERP-Systeme, Tabellenkalkulationen, Lieferantendateien und E-Commerce-Plattformen – und eine einheitliche Verwaltung der Produktdaten kaum möglich ist.
• Widersprüchliche Produktinformationen: Dasselbe Produkt wird auf verschiedenen Kanälen unterschiedlich dargestellt, etwa mit abweichenden Beschreibungen, Spezifikationen oder Bildern. Dies kann Kunden verwirren und die Glaubwürdigkeit der Marke beeinträchtigen.
• Manuelle und zeitaufwendige Prozesse: Teams verbringen viel Zeit mit dem Kopieren, Aktualisieren und Prüfen von Produktdaten, anstatt sich auf wertschöpfende Aufgaben zu konzentrieren.
• Lange Time-to-Market: Die Einführung neuer Produkte oder die Aktualisierung bestehender Produkte dauert länger als erwartet, weil effiziente Workflows und eine zentrale Steuerung fehlen.
• Wachsende Anzahl von Vertriebskanälen: Die Verwaltung von Produktdaten für Websites, Marktplätze, Mobile Apps und gedruckte Kataloge wird ohne Automatisierung zunehmend komplex.
• Häufige Fehler und Retouren: Falsche oder unvollständige Produktinformationen können zu unzufriedenen Kunden, einer höheren Retourenquote und Umsatzverlusten führen.
• Schwierigkeiten bei der Skalierung: Mit dem Wachstum des Unternehmens stoßen bestehende Prozesse an ihre Grenzen und können die steigende Menge an Produktdaten und Aktualisierungen nicht mehr effizient bewältigen.

Typische Herausforderungen bei der PIM-Implementierung

Die Einführung eines PIM-Systems kann einem Unternehmen erhebliche Vorteile bringen – doch der Prozess ist selten einfach oder rein technischer Natur. Die meisten Schwierigkeiten entstehen nicht durch die Software selbst, sondern durch die Komplexität der Daten, den Bedarf an organisatorischer Abstimmung und die Anforderungen an die Integration.

Unternehmen, die eine PIM-Implementierung ausschließlich als Software-Deployment-Projekt betrachten, stoßen häufig auf Verzögerungen und unerwartete Schwierigkeiten.

Eine der gravierendsten Herausforderungen ist der Zustand der vorhandenen Produktdaten. In vielen Fällen wurden diese über Jahre hinweg in Tabellenkalkulationen und voneinander getrennten Systemen gepflegt – mit der Folge von Inkonsistenzen, Dubletten und Informationslücken. Damit ein PIM-System effektiv arbeiten kann, müssen diese Daten bereinigt, standardisiert und validiert werden – ein Prozess, der Zeit und hohe Sorgfalt erfordert.

Eine weitere verbreitete Herausforderung ist die Datenfragmentierung: Produktinformationen sind häufig über ERP-Systeme, Lieferantendateien, E-Commerce-Plattformen und interne Dokumente verteilt, wobei verschiedene Abteilungen für unterschiedliche Datenbereiche verantwortlich sind. Das führt zur Entstehung von Informationssilos und erschwert den Aufbau einer einheitlichen Datenquelle. Eine erfolgreiche PIM-Implementierung erfordert daher sowohl technische Konsolidierung als auch organisatorische Abstimmung.

Erschwerend kommt hinzu, dass häufig keine klare Verantwortlichkeit für die Datenpflege existiert. Wenn niemand konkret dafür zuständig ist, Produktinformationen aktuell zu halten, leidet die Datenqualität zwangsläufig mit der Zeit. Die Einführung von Data-Governance-Mechanismen – klare Rollen, Zuständigkeiten und Datenflüsse – ist entscheidend dafür, dass die Daten auch nach Abschluss der Implementierung präzise und aktuell bleiben.

Schließlich stellt die Integration eine weitere Hürde dar. Ein PIM-System muss mit bestehenden Plattformen zusammenarbeiten – doch unterschiedliche Datenformate, Legacy-Systeme und technische Einschränkungen können diesen Prozess erheblich verkomplizieren.

Schritt für Schritt: So implementieren Sie ein PIM-System

Die Implementierung eines PIM-Systems ist ein komplexer Prozess, der in jeder Phase — von der Planung bis zur Umsetzung — sorgfältige Vorbereitung erfordert. Mit dem richtigen Ansatz lässt sich die Einführung jedoch deutlich erfolgreicher gestalten.

1. Ziele und Erfolgskennzahlen definieren

Zunächst sollten die geschäftlichen Ziele festgelegt werden, die durch den Einsatz von PIM erreicht werden sollen. Dazu können eine bessere Qualität der Produktinformationen oder eine kürzere Time-to-Market gehören.

Die Definition von KPIs und ROI hilft dabei, die Wirksamkeit der Systemintegration zu messen und einen detaillierten Implementierungsplan vorzubereiten.

2. Bestehende Daten prüfen und konsolidieren

Vor der Einführung einer PIM-Lösung sollte geklärt werden, wo sich die Produktinformationen aktuell befinden. In den meisten Unternehmen sind diese Daten über verschiedene Quellen verteilt — von ERP-Systemen über Tabellen und Lieferantendatenbanken bis hin zu E-Commerce-Plattformen.

Ein Audit und die anschließende Datenbereinigung helfen dabei, alle Datenquellen zu identifizieren, die Qualität der Produktinformationen kanalübergreifend zu analysieren und digitale Assets für die reibungslose Übertragung in das PIM-System vorzubereiten.

3. Daten bereinigen und standardisieren

Nachdem alle relevanten Datenquellen identifiziert wurden, folgt die Bereinigung und Normalisierung der Daten.

Dazu gehören das Entfernen von Duplikaten, die Korrektur von Fehlern und die Einführung einheitlicher Namenskonventionen. Eine hohe Datenqualität und eine saubere Struktur sind entscheidend für den effizienten Betrieb einer PIM-Lösung.

4. Datenmodell und Struktur planen

Ein klar definiertes Datenmodell hilft dabei, Produktinformationen im neuen System sinnvoll zu strukturieren. Dazu gehören die Kategorisierung von Produkten, die Definition von Produktattributen, die Festlegung technischer Anforderungen sowie die Berücksichtigung von Produktvarianten und Lokalisierungsanforderungen.

5. Die richtige PIM-Lösung auswählen

Die Wahl der passenden PIM-Lösung sollte sich an den konkreten Geschäftsprozessen Ihres Unternehmens orientieren. Besonders wichtig sind dabei Skalierbarkeit, Integrationsfähigkeit, Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität.

Das ausgewählte System sollte nicht nur aktuelle Anforderungen erfüllen, sondern auch zukünftige Geschäftsbedürfnisse unterstützen.

In vielen Fällen müssen Unternehmen entscheiden, ob sie eine bestehende PIM-Lösung einsetzen oder ein eigenes PIM-System entwickeln lassen.

Standardlösungen ermöglichen in der Regel eine schnellere Einführung und bieten bereits vorkonfigurierte Funktionen. Dadurch eignen sie sich gut für typische operative Aufgaben.

Gleichzeitig müssen Unternehmen ihre bestehenden Workflows häufig an die Grenzen des gewählten Tools anpassen. Langfristig kann dies zu Einschränkungen führen.

Individuell entwickelte PIM-Lösungen werden dagegen auf spezifische Geschäftsanforderungen, Datenstrukturen für digitale Assets und Integrationsanforderungen zugeschnitten.

Dieser Ansatz bietet mehr Flexibilität: Workflows lassen sich präzise anpassen, komplexe Produktmodelle unterstützen, die Datenqualität verbessern und beliebige Systeme integrieren.

6. Integrationen planen

Ein PIM-System arbeitet nicht isoliert. Es muss mit bestehenden Systemen verbunden werden, etwa mit ERP-Plattformen, E-Commerce-Lösungen und Digital-Asset-Management-(DAM)-Tools.

Eine sorgfältige Integrationsplanung sorgt für einen stabilen Datenfluss zwischen den Systemen und reduziert den manuellen Aufwand.

7. Daten in das PIM-System migrieren

Nach der Vorbereitung von Daten und Infrastruktur folgt die Datenmigration.

Dabei werden strukturierte Daten in das PIM-System importiert, ihre Qualität geprüft und Datenflüsse zwischen den Systemen getestet. Eine gründliche Validierung in dieser Phase ist notwendig, um Probleme wie fehlerhafte Daten beim Go-live zu vermeiden.

8. Workflows und Governance einrichten

Um die Datenqualität langfristig zu sichern, sollten klare Workflows und Governance-Mechanismen etabliert werden. Dazu gehören die Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten, die Einrichtung von Freigabeprozessen sowie die Einführung verbindlicher Standards für die Datenqualität.

9. Teams schulen und Akzeptanz fördern

Selbst das beste PIM-System bringt keinen Nutzen, wenn es von den Endnutzern nicht richtig angenommen wird. Mitarbeitende müssen geschult, eingearbeitet und mit den neuen begleitenden Prozessen vertraut gemacht werden.

Schulungen, Dokumentation und kontinuierlicher Support helfen dabei, die Akzeptanz des Systems zu fördern und sicherzustellen, dass es regelmäßig genutzt wird.

10. Einführung und Optimierung

Die Einführung des PIM-Systems sollte schrittweise erfolgen, um Risiken zu minimieren. Nach dem Go-live sollten die Systemleistung bewertet und Nutzerfeedback gesammelt werden. Die PIM-Integration endet nicht mit der erstmaligen Installation, sondern bleibt ein kontinuierlicher Optimierungsprozess.

Best Practices für eine erfolgreiche PIM-Implementierung

Für eine erfolgreiche Einführung eines PIM-Systems reicht es nicht aus, nur die Software bereitzustellen. Unternehmen sollten auch bewährte Praktiken einführen und klare Regeln befolgen:

• Entwickeln Sie das erste Datenmodell so, dass es mit einem wachsenden Produktkatalog skalieren kann.
• Beginnen Sie mit den Daten und priorisieren Sie Datenqualität gegenüber Automatisierung, da korrekte und standardisierte Daten die wichtigste Grundlage für den Erfolg eines PIM-Systems sind.
• Halten Sie die Komplexität möglichst gering, um effiziente Workflows, überschaubare Attribute und stabile Integrationen zu schaffen.
• Planen Sie vorausschauend und berücksichtigen Sie zukünftiges Wachstum in Bezug auf Produkte, Kanäle und Anforderungen.

Diese Prozesse bilden eine solide Grundlage für den Erfolg. Dennoch gibt es Fälle, in denen zusätzliche professionelle Unterstützung sinnvoll ist.

Die Zusammenarbeit mit einem Implementierungspartner kann dabei besonders hilfreich sein. SCAND kann Unternehmen beispielsweise nicht nur als PIM-Berater bei Strategie und Umsetzung unterstützen, sondern auch die gewünschte Lösung eigenständig entwickeln und implementieren.

Dieser Ansatz erleichtert Rollout, Nutzerakzeptanz und langfristige Skalierbarkeit, während sich interne Teams auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können.

Häufige Fehler im Produktdatenmanagement, die Sie vermeiden sollten

Die Implementierung eines PIM-Systems kann große Vorteile bringen, doch viele Unternehmen stoßen auf Probleme, die sich vermeiden lassen.

• Datenbereinigung überspringen: Ein häufiger Fehler besteht darin, fehlerhafte oder uneinheitliche Daten in das PIM-System zu übertragen und zu erwarten, dass das System diese automatisch korrigiert. Duplikate, fehlende Informationen oder Fehler können später größere Probleme verursachen. Deshalb ist es wichtig, Daten vor der Migration zu bereinigen und zu standardisieren.
• Widerstand gegen Veränderungen ignorieren: Selbst ein gutes PIM-System bringt keinen Nutzen, wenn Teams es nicht verwenden. Ohne Schulungen und klare Workflows arbeiten Mitarbeitende möglicherweise weiter mit alten Methoden, wodurch die Wirkung des Systems deutlich reduziert wird.
• Das System überkomplizieren: Der Versuch, jede mögliche zukünftige Anforderung im System abzubilden, kann es unnötig komplex machen. Zu viele Attribute, Regeln oder Workflows verlangsamen Prozesse und verwirren Nutzer.
• Integrationsplanung vernachlässigen: Wenn das PIM-System nicht richtig mit anderen Systemen wie ERP, E-Commerce-Plattformen oder DAM-Tools verbunden ist, können Daten in Silos stecken bleiben und die operative Effizienz beeinträchtigen.
• Keine klare Verantwortlichkeit definieren: Wenn niemand für die Aktualität und Genauigkeit der Produktdaten verantwortlich ist, häufen sich Fehler. Klare Rollen und Governance-Regeln helfen, die Datenqualität langfristig zu sichern.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)