Was ist moderne CMMS-Software? Ein umfassender Leitfaden für das Facility Management

Wussten Sie, dass ungeplante Ausfallzeiten Unternehmen bis zu 50 Milliarden Dollar pro Jahr kosten? Und dass Geräteausfälle für 42 % der ungeplanten Ausfallzeiten verantwortlich sind?

Noch schlimmer ist, dass fast kein Unternehmen das Problem der Ausfallzeiten vermeiden kann. In den letzten drei Jahren hatten beispielsweise rund 82 % der Unternehmen mindestens einmal mit ungeplanten Ausfallzeiten zu kämpfen.

Was ist eine CMMS-Software?

Ein Computerisiertes Instandhaltungsmanagementsystem – kurz CMMS (Computerized Maintenance Management System) – ist eine digitale Plattform zur Verwaltung von Wartungsprozessen, die Unternehmen dabei unterstützt, Wartungsarbeiten zu planen, zu verfolgen und zu optimieren.

Sie wird für die präventive Wartungsplanung, das Erstellen von Arbeitsaufträgen, das Asset Management, die Verwaltung von Ersatzteilen und die Bewertung der Anlagenleistung im Zeitverlauf eingesetzt.

Neben dem Facility Management kommt CMMS vor allem in Branchen zum Einsatz, in denen Maschinen, Anlagen und Einrichtungen regelmäßig gewartet werden müssen, wie zum Beispiel:

• Fertigung – zur Aufrechterhaltung des Betriebs von Maschinen, zur Vermeidung von Produktionsausfällen und für die Planung vorbeugender Wartung
  
• Logistik – zur Wartung von Geräten, Fahrzeugen und Lagereinrichtungen
  
• Gesundheitswesen – zur Sicherstellung, dass medizinische Geräte funktionsfähig und verfügbar sind
  
• Energie und Versorgungsunternehmen – zur Verwaltung von Kraftwerken, Rohrleitungen und anderen zentralen Betriebsmitteln
  

Vorteile eines Computerisierten Instandhaltungsmanagementsystems (CMMS) im Facility Management

Im Allgemeinen ermöglicht der Einsatz eines modernen CMMS Wartungsteams ein effizienteres Arbeiten und trägt dazu bei, den Zustand von Anlagen dauerhaft zu verbessern. Aber wie genau?

Einer der größten Vorteile ist die Vermeidung ungeplanter Ausfallzeiten. Laut Forbes verursachen Produktionsstopps einen Verlust von bis zu 1 %–10 % der verfügbaren Produktivzeit. Diese Ausfallzeiten werden nicht vergütet – verursachen aber dennoch Kosten.

Mit vorausschauender Wartung, geplanten Aufgaben und Frühwarnsystemen können Teams Probleme beheben, bevor Maschinen tatsächlich ausfallen. Das bedeutet: weniger Überraschungen und weniger verlorene Zeit.

Zudem hilft CMMS beim Sparen. Wenn Wartungen im Voraus geplant werden können, entfallen kurzfristige Notfalleinsätze und teure Ad-hoc-Reparaturen. Regelmäßige Wartung verlängert außerdem die Lebensdauer von Anlagen – teure Neuanschaffungen werden seltener nötig.

Ein weiterer Vorteil: CMMS vereinfacht die Arbeit von Fachkräften. So erhalten Techniker klare Anweisungen direkt auf ihrem Smartphone oder Tablet und wissen genau, was zu tun ist und wo der Einsatzort liegt.

Zentrale Funktionen und Merkmale eines CMMS

Für manche mag der Begriff Computerisiertes Instandhaltungsmanagementsystem (CMMS) etwas veraltet klingen, doch die dahinterstehende Software bietet heute eine Vielzahl moderner Funktionen zur Durchführung von Wartungs- und Instandhaltungsaufgaben:

Planung vorbeugender Wartung

Ein modernes CMMS ermöglicht es Unternehmen, von reaktiver Wartung (Reparatur nach Ausfall) zu proaktiven Strategien überzugehen. Funktionen zur präventiven Wartung erlauben es, regelmäßige Wartungsintervalle basierend auf Zeit oder Nutzung festzulegen und drohende Ausfälle frühzeitig zu erkennen.

Asset- & Flächenmanagement

Ein CMMS zentralisiert sämtliche Informationen zu Anlagen und Einrichtungen: Garantiedaten, Kaufnachweise, Wartungshistorie, Benutzerhandbücher, Sicherheitsdaten und Standortverfolgung. Mit konsistent gepflegten Asset-Daten können Abteilungen Wartungsmaßnahmen gezielter planen, wiederkehrende Probleme identifizieren und fundierte Entscheidungen über Austausch oder Modernisierung treffen.

Arbeitsauftragsverwaltung

Eine der Kernfunktionen eines CMMS ist die Verwaltung von Wartungsabläufen über Arbeitsaufträge. Benutzer können Aufträge schnell erstellen, verfolgen, Technikern zuweisen, terminieren und priorisieren.

Bestandsmanagement & Nachverfolgung

Wartungspersonal und Facility Manager benötigen Ersatzteile und Werkzeuge zur Durchführung ihrer Aufgaben – und das CMMS sorgt für den Überblick. Es zeigt an, welche Teile auf Lager sind, wo sie sich befinden und wann Nachbestellungen erforderlich sind.

Berichte und Dashboards

Moderne CMMS-Lösungen verfügen über integrierte Analysefunktionen, die Rohdaten in verwertbare Informationen umwandeln. Benutzer können individuelle Berichte erstellen, um Audits zu unterstützen, KPIs zu verfolgen und Optimierungspotenziale aufzudecken.

Wichtige Kriterien bei der Auswahl eines modernen Computerisierten Wartungsmanagementsystems (CMMS)

Die Wahl des richtigen CMMS ist eine zentrale Entscheidung, die tägliche Abläufe, langfristige Kosten und Teamproduktivität beeinflusst. Die wichtigsten Kriterien bei der Auswahl eines Systems (neben den oben genannten Komponenten) umfassen:

• Cloud vs. Vor-Ort (on-premise)
  
• Mobile Einsatzbereitschaft (Mobile readiness)
  
• Integrationsanforderungen (Integration requirements)
  
• Gesamtkosten des Eigentums (Total cost of ownership)
  
• Anbietersupport und Schulung (Vendor support and training)
  
• Skalierbarkeit und Zukunftssicherheit (Scalability and future-proofing)

Warum es besser ist, sich für eine individuelle CMMS-Entwicklung zu entscheiden

Im Jahr 2017 wurde geschätzt, dass 78 % der Unternehmen, die ein CMMS zur Verwaltung ihrer Anlagen nutzen, eine Verbesserung der Lebensdauer ihrer Geräte feststellten.

Gleichzeitig wurde jedoch festgestellt, dass der Großteil aller CMMS-Einführungen scheitert. Warum?

Viele Unternehmen greifen auf fertige Standardlösungen zurück, in der Hoffnung auf eine schnelle Lösung – stellen aber bald fest, dass diese Systeme nicht zu ihren individuellen Arbeitsabläufen, branchenspezifischen Anforderungen oder langfristigen Zielen passen.

Vorgefertigte CMMS-Plattformen sind in der Regel so konzipiert, dass sie möglichst viele Anwendungsfälle abdecken. Das bedeutet jedoch oft: Sie erhalten Funktionen, die Sie nicht benötigen – und es fehlen Ihnen genau die, die Sie wirklich brauchen.

Wenn Unternehmen dann versuchen, ihre internen Prozesse an die Software anzupassen – statt umgekehrt –, führt das häufig zu Frustration und zusätzlichem Chaos. Zudem nutzen viele Firmen bereits verschiedene Systeme für Finanzen, Lager, Personal oder Produktion.

Ein Standard-CMMS lässt sich nicht immer problemlos in diese Umgebung integrieren – was zu manueller Dateneingabe oder Datensilos führt. Das wiederum erschwert die Übersicht und verlangsamt Abläufe.

Ein maßgeschneidertes Computerisiertes Instandhaltungsmanagementsystem (CMMS) hingegen wird exakt an die tatsächlichen Betriebsprozesse eines Unternehmens angepasst. Es enthält nur die Funktionen, die wirklich gebraucht werden – ohne unnötigen Ballast.

Best Practices für die Einführung moderner Wartungssoftware

Um das Beste aus einem neuen CMMS herauszuholen, ist es sinnvoll, mit einem klaren Ziel zu starten – zum Beispiel die Reduzierung von Ausfallzeiten oder die automatisierte Überwachung von Anlagen.

Anschließend sollten Sie mit der Vorbereitung beginnen. Vor dem Start empfiehlt es sich, vorhandene Daten wie Anlagenlisten oder Wartungshistorien gründlich zu bereinigen – damit alle Informationen korrekt und vollständig sind.

Danach sollten Sie das System zunächst in einer Abteilung oder an einem Standort testen. So können Sie prüfen, wie es funktioniert, und frühzeitig eventuelle Schwächen beheben. Auch ein MVP (Minimum Viable Product) ist sinnvoll: Mit einem reduzierten Funktionsumfang lässt sich prüfen, wie gut das System in bestehende Abläufe passt, bevor es erweitert wird.

Ebenso wichtig: Sorgen Sie für umfassende Schulungen und Support für Ihr Team. Nach dem Rollout sollte der Einsatz überwacht und bei Bedarf optimiert werden.

Hier sind vier praktische Tipps:

• Klare Ziele setzen
  
• Das Team frühzeitig einbeziehen
  
• Klein anfangen
  
• Hilfreiche Schulungen anbieten
  

Wählen Sie zudem einen CMMS-Anbieter, der leicht zu kommunizieren ist und langfristigen Support bietet – so kann Ihre Software auch langfristig alle Wartungsprozesse effektiv abbilden.

Bei SCAND entwickeln wir individuelle CMMS-Lösungen für Branchen wie Fertigung, Gesundheitswesen, Logistik und Facility Management. Mit über 20 Jahren Erfahrung stellen wir sicher, dass Ihre Software einfach zu bedienen ist, gut mit Ihren Tools zusammenarbeitet und langfristig betreut wird.

FAQ

Was ist der Unterschied zwischen CMMS und EAM (Enterprise Asset Management)?
Ein CMMS hilft Ihnen dabei, Wartungsaufgaben zu verwalten und den Zustand Ihrer Anlagen zu erhalten. Ein EAM-System geht weiter: Es deckt den gesamten Lebenszyklus von Assets ab – einschließlich Beschaffung, Planung und Kostenverfolgung. Vereinfacht gesagt: CMMS ist ein Teilbereich des umfassenderen EAM-Systems mit Fokus auf Wartung.

Wie viel kostet die Entwicklung eines individuellen CMMS?
Der Preis hängt von der Unternehmensgröße und den benötigten Funktionen ab. Maßgeschneiderte CMMS-Lösungen sind in der Anschaffung teurer als Standardlösungen, passen jedoch besser zu Ihren Prozessen. Dadurch sparen Sie langfristig Geld, da Sie nicht für unnötige Funktionen zahlen und effizienter arbeiten.

Welche Probleme können bei der Einführung eines CMMS auftreten?
Typische Herausforderungen sind die Bereinigung veralteter Daten, die Schulung der Mitarbeitenden im Umgang mit dem System und die Integration des CMMS in vorhandene Softwarelandschaften. Mit guter Planung, passendem Support und strukturierten Schulungen lassen sich diese Hürden jedoch bewältigen.

Kann ein CMMS mit anderer Unternehmenssoftware zusammenarbeiten?
Ja! Viele CMMS-Systeme lassen sich mit Lösungen für Finanzen, Einkauf oder Gerätemonitoring verbinden. Achten Sie bei der Auswahl darauf, dass sich das System problemlos mit Ihren bestehenden Tools integrieren lässt.