Wie man ein Beschaffungsmanagementsystem entwickelt

Angesichts wirtschaftlicher Unsicherheit, Marktvolatilität und fragiler Lieferketten ist es für Unternehmen entscheidend, Stabilität und Kontrolle über ihre Beschaffungsprozesse zu bewahren.

Aufgrund der steigenden Arbeitsbelastung und des Entstehens neuer Geschäftsmöglichkeiten kann dies jedoch eine ziemliche Herausforderung sein. Aus diesem Grund entscheiden sich viele Unternehmen dafür, ihr Beschaffungsmanagement zu digitalisieren.

Die Digitalisierung des Beschaffungsmanagements ermöglicht es Unternehmen, viele Abläufe zu automatisieren und den Workflow zu optimieren. Dadurch können sich Unternehmen stärker auf ihre Geschäftsentwicklung konzentrieren und gleichzeitig lukrative Verträge mit verschiedenen Lieferanten auf dem Markt abschließen.

In diesem Artikel sehen wir uns an, wie Procurement-Management-Systeme (PMS) das Beschaffungsmanagement in Ihrem Unternehmen verbessern können und wie Sie Schritt für Schritt Ihre eigene Procurement-Management-Lösung entwickeln.

Was ist Procurement Management?

Procurement Management, auch als Lieferantenmanagement bezeichnet, ist einer der grundlegenden Geschäftsprozesse für Unternehmen, die Waren oder Dienstleistungen von verschiedenen Lieferanten einkaufen müssen.

Es hilft Unternehmen, verschiedene Faktoren zu bewerten — etwa Preise, Vertragsbedingungen, die Qualität von Dienstleistungen und Produkten, Lieferzeiten, den Standort der Lieferanten sowie die Menge der Waren — und anschließend die besten Lieferanten für eine Zusammenarbeit auszuwählen. Auf diese Weise können Unternehmen ihr Budget schonen und gleichzeitig die besten Waren und Dienstleistungen rechtzeitig erhalten.

Procurement Management ist ein komplexer Prozess. In der Regel umfasst er verschiedene Beschaffungsfunktionen — von der Beschaffungsplanung über die Durchführung bis hin zum Lieferantenbeziehungsmanagement, Analysen und weiteren Aufgaben.

Obwohl es viele fertige Lösungen gibt, entscheiden sich viele Unternehmen dafür, individuelle Procurement-Management-Systeme zu entwickeln, die speziell auf ihre Geschäftsanforderungen zugeschnitten sind.

Solche Systeme ermöglichen es Unternehmen:

• jeden Schritt des Einkaufs von Waren oder Dienstleistungen abzuwickeln und im System nachzuverfolgen;
  
• die Leistung von Lieferanten zu bewerten und den maximalen Nutzen aus den angebotenen Dienstleistungen zu ziehen;
  
• festzulegen, wie die Zusammenarbeit mit Lieferanten weiter verbessert werden kann.

Vorteile beim Aufbau eines effektiven Procurement-Management-Systems

Viele Unternehmen investieren in ein PMS, um ihre Beschaffungsprozesse zu automatisieren und zu optimieren. Werfen wir einen genaueren Blick darauf, wie Unternehmen durch den Einsatz von Supply-Management-Lösungen in ihrem täglichen Workflow profitieren.

Kosteneinsparungen

Mit einem PMS beginnen kostensparende Maßnahmen bereits ganz am Anfang des Beschaffungsprozesses und setzen sich über dessen gesamten Lebenszyklus fort. Das System ermöglicht es Unternehmen, potenzielle Lieferanten zu bewerten und passende Waren und Dienstleistungen mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis zu finden.

Darüber hinaus können Unternehmen Preise mit ihren Lieferanten verhandeln und mithilfe von Analyse- und Reporting-Funktionen herausfinden, wie ihre Lieferketten noch kosteneffizienter gestaltet werden können.

Verbesserte Transparenz in der Lieferkette

Jede Procurement-Management-Lösung verbindet verschiedene Geschäftsabteilungen sowie Lieferanten zu einem einheitlichen und gut organisierten System. Dadurch bleiben alle Beteiligten über aktuelle Änderungen informiert und erhalten alle notwendigen Informationen für einen erfolgreichen Beschaffungsprozess.

Außerdem können diese Systeme mit anderen digitalen Drittanbieterlösungen integriert werden, um entsprechende Daten zu aktualisieren und zu synchronisieren.

Sorgfältiges Lieferantenmanagement

Stabile und qualifizierte Lieferanten zu finden, die hochwertige Dienstleistungen oder Produkte anbieten, kann eine große Herausforderung sein. Supply-Management-Systeme helfen Unternehmen, den Auswahlprozess zu optimieren und die für das jeweilige Geschäft entscheidenden Kriterien festzulegen.

Nachdem ein Unternehmen seine Lieferanten in das PMS aufgenommen hat, beginnt das System mit der Überwachung der Beziehungen zwischen Unternehmen und Lieferanten und unterstützt so deren Verwaltung.

Beispielsweise kann es die Leistung von Lieferanten bewerten, Beschaffungsmanager über aktuelle Daten informieren oder sie warnen, wenn die Qualifikationen eines Lieferanten bald ablaufen, sowie viele weitere Aufgaben übernehmen.

Automatisierung der Beschaffungsprozesse

Procurement-Management-Systeme machen die manuelle Bearbeitung von Beschaffungsschritten überflüssig. Dadurch beschleunigt ein Unternehmen den Beschaffungsprozess erheblich, reduziert mögliche Fehler in der Dokumentation und vermeidet unkontrollierte Ausgaben.

So kann sich das Beschaffungsteam stärker auf strategische Aufgaben konzentrieren, etwa auf Preisverhandlungen oder die Suche nach neuen Bezugsquellen.

Optimierter Vertragslebenszyklus

Die Erstellung eines Beschaffungsvertrags ist ein wesentlicher Schritt im Beschaffungsprozess. Supply-Management-Systeme bieten ihren Nutzern schnelle Vorlagen, Kollaborationsfunktionen und Tools zur Zusammenstellung von Dokumenten, die sicherstellen, dass Verträge eine standardisierte Sprache verwenden und vollständige Informationen enthalten.

Vertragsprüfer können während der Verhandlungen einfach Änderungen vornehmen und Transaktionen deutlich schneller abschließen.

Kernfunktionen eines Procurement-Management-Systems

Durch den Einsatz von Supply-Management-Systemen können Unternehmen ihre Beschaffung effektiv verwalten und sich schnell an veränderte wirtschaftliche Bedingungen, Turbulenzen in Lieferketten oder risikobehaftete Situationen anpassen. Dafür enthalten diese Systeme eine breite Palette a E-Procurement-Funktionen.

Lieferantenmanagement

Das Lieferantenmanagement ist eine zentrale Komponente jedes Procurement-Management-Systems. Es hilft Unternehmen dabei, Lieferanten zu suchen, zu integrieren, zu verwalten und zu analysieren. Dieses Modul kann Folgendes umfassen:

• Lieferantendaten in Form einer Datenbank mit Transaktions- und Bestellhistorie, Einkaufskatalog, Qualifikationen, Richtlinienkonformität, Zahlungsdetails usw.
  
• Onboarding und Verwaltung von Lieferanten, etwa die Nachverfolgung von Bestell- und Zahlungsstatus, Lieferplänen und weiteren Informationen
  
• Benachrichtigungen zum Lieferantenmanagement, z. B. zu Risikofaktoren oder Fähigkeiten eines Lieferanten
  
• Analyse der Lieferantenleistung über den gesamten Lieferantenlebenszyklus hinweg

Procure-to-Pay-Zyklus-Tools

Supply-Management-Systeme bieten alle notwendigen Tools, um Procure-to-Pay-Transaktionen von der Bestellung bis zum Kauf abzuwickeln. Unternehmen können damit ihre Beschaffungsprozesse optimieren und automatisieren und gleichzeitig sicherstellen, dass Richtlinien und Preisvorgaben eingehalten werden.

Eine weitere wichtige Funktion eines PMS ist die Rechnungsautomatisierung. Bei manueller Bearbeitung ist dieser Prozess zeitaufwendig und anfällig für Fehler.

Im Gegensatz dazu automatisiert das System den Rechnungsfreigabeprozess und stellt sicher, dass alle Rechnungen mit den Daten aus Bestellungen, Wareneingängen und anderen Dokumenten übereinstimmen und fehlerhafte Informationen ausgeschlossen werden.

Vertragsmanagement

Die Vertragsmanagementfunktion hilft Unternehmen, die Vertragsbearbeitung zu beschleunigen, indem sie von manuellen auf automatisierte Prozesse umgestellt wird.

Ein PMS bietet seinen Nutzern Leitfäden zur Vertragserstellung, darunter standardisierte Vorlagen, Klauselbibliotheken und Kollaborationstools. Dadurch können Unternehmen Verträge deutlich schneller und nach festgelegten Standards erstellen.

Darüber hinaus ermöglicht die Vertragsmanagementfunktion das Versenden von Benachrichtigungen über auslaufende Verträge, sodass Unternehmen rechtzeitig Maßnahmen ergreifen und mögliche Risiken vermeiden können.

Budgetmanagement

Budgetverfolgung und Budgetmanagement ermöglichen es Unternehmen, ihre Ausgaben besser auf verschiedene Lieferanten zu verteilen. Dynamische Genehmigungs-Workflows helfen Unternehmen, flexibler zu agieren, Budgets effizienter zu verwalten und Genehmigungsprozesse besser zu steuern.

Das Budgetmanagement-Modul in einem PMS sollte Folgendes bieten:

• Individuell anpassbare Budgetüberwachung
  
• Prüfungen der Beschaffungskonformität für jedes Produkt und jeden Beschaffungsschritt
  
• Berichte über aktuelle Ausgaben

Reporting und Analytik

Procurement-Management-Systeme sollten ihre Nutzer über aktuelle Entwicklungen informieren und hochwertige Datenanalysen bereitstellen. So können Unternehmen wertvolle Erkenntnisse gewinnen, um ihre zukünftige Beschaffungsstrategie besser zu gestalten.

Das System sollte Beschaffungsdaten in verschiedenen Formaten bereitstellen, etwa in leicht verständlichen Grafiken, Tabellen oder Diagrammen. Darüber hinaus sollte es automatisch anpassbare und visuell übersichtliche Berichte erstellen, die Entscheidungsprozesse erleichtern und die Planbarkeit verbessern.

Integration mit anderer Software

Die Möglichkeit, ein Procurement-Management-System (PMS) mit anderen digitalen Lösungen zu integrieren — etwa mit Buchhaltungssoftware, Projektmanagement-Anwendungen oder Finanz- und Bankensystemen — eröffnet zahlreiche zusätzliche Einsatzmöglichkeiten.

Dadurch können Anwendungen Daten austauschen, fehlende Informationen automatisch ergänzen, die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler reduzieren und Daten in synchronisierten Systemen mit nur einem Klick aktualisieren.

Zusätzliche Erweiterungen für PMS-Systeme

Viele moderne Unternehmen ergänzen die Kernfunktionen häufig durch zusätzliche Erweiterungen, um den Nutzen zu maximieren, Risiken zu reduzieren und strategische Erkenntnisse zu gewinnen.

• Lieferantenkataloge & Self-Service: Traditionelle Beschaffungssysteme erfordern häufig die manuelle Eingabe und ständige Aktualisierung von Lieferanteninformationen. Mit lieferantengesteuerten Katalogen können Anbieter Produktdetails, Preise, Verfügbarkeit und Lieferbedingungen direkt im System aktualisieren.
  
• KI-gestützte Analysen und Insights: Die Integration von künstlicher Intelligenz in Beschaffungssysteme ermöglicht prädiktive und präskriptive Analysen. KI kann historische Einkaufsdaten, Lieferantenleistung und Markttrends analysieren, um die Nachfrage vorherzusagen, Einsparpotenziale zu identifizieren und mögliche Risiken in der Lieferkette frühzeitig zu erkennen.
  
• Betrugserkennung und Compliance-Überwachung: Beschaffungsprozesse sind mit finanziellen Risiken verbunden — von doppelten Rechnungen bis hin zu Richtlinienverstößen oder betrügerischen Lieferanten. Moderne PMS-Systeme können verdächtige Transaktionen markieren, doppelte Rechnungen erkennen und Compliance-Regeln automatisch durchsetzen.
  
• Nachhaltigkeits- und Green-Procurement-Funktionen: Viele Unternehmen legen großen Wert auf Nachhaltigkeit in ihren Lieferketten. Erweiterte PMS-Plattformen können Funktionen enthalten, um die Umweltwirkung von Lieferanten zu bewerten, den CO₂-Fußabdruck zu verfolgen oder umweltfreundlichere Alternativen zu empfehlen.

Wie man Schritt für Schritt ein Procurement-Management-System entwickelt

Bei der Einführung eines solchen Systems geht es nicht nur um die Auswahl von Funktionen oder Technologien. Die Entwicklung eines Procurement-Management-Systems ist ein strukturierter Prozess, der mit der Abstimmung auf die Geschäftsziele beginnt und mit einer vollständig funktionsfähigen, einsatzbereiten Lösung endet.

Schritt 1. Geschäftsziele definieren und einen Procurement-Management-Plan erstellen

Der Prozess beginnt mit der Festlegung dessen, was das Beschaffungssystem erreichen soll. Dazu gehört das Verständnis, welche Beschaffungsstrategien und -prozesse automatisiert werden müssen, wie Genehmigungs-Workflows funktionieren sollen, welches Reporting-Niveau erforderlich ist und mit welchen Systemen die Lösung integriert werden muss.

Schritt 2. Mit einem Softwareentwicklungsteam zusammenarbeiten, um das System zu konzipieren und zu entwickeln

Der wichtigste Schritt ist die Wahl eines Softwareentwicklungsteams, das in der Lage ist, die gesamte Lösung End-to-End umzusetzen. In dieser Phase validiert der Entwicklungspartner die Anforderungen, konzipiert das System und integriert es mit anderen Lösungen. Durch die Zusammenarbeit mit einem einzigen verantwortlichen Team vermeiden Unternehmen Koordinationsprobleme und stellen eine hohe Qualität der Procurement-Management-Prozesse sicher.

Schritt 3. Das System testen, validieren und absichern

Vor dem Launch muss das System gründlich getestet werden, um sicherzustellen, dass die Workflows korrekt funktionieren, Daten präzise verarbeitet werden und Integrationen wie erwartet arbeiten. Besondere Aufmerksamkeit sollte dabei Sicherheit, Zugriffskontrolle und Compliance-Anforderungen gelten, um sensible Beschaffungs- und Finanzinformationen zu schützen.

Schritt 4. Das System bereitstellen und Nutzer onboarden

Sobald die Lösung fertig ist, sollte sie in die Produktionsumgebung ausgerollt werden. Das Entwicklungsteam unterstützt in der Regel auch das Onboarding, damit Beschaffungsspezialisten, Manager, Finanzteams und Lieferanten das System schnell übernehmen und im Tagesgeschäft effektiv nutzen können.

Schritt 5. Kontinuierlichen Support und Weiterentwicklung sicherstellen

Nach der Einführung benötigt die Procurement-Management-Software laufende Wartung, Updates, Performance-Optimierung und funktionale Erweiterungen. Dieser Ansatz ermöglicht es der Lösung, sich parallel zu den Geschäftsanforderungen weiterzuentwickeln und langfristig nützlich zu bleiben, ohne dass eine vollständige Neuentwicklung erforderlich wird.

Erfahrung von SCAND mit PMS

SCAND verfügt über umfangreiche Erfahrung in der Entwicklung effektiver PMS-Lösungen, die den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Verwaltung von Beschaffungsprozessen deutlich reduzieren. Wir können ein PMS-System mit einer breiten Palette von Funktionen entwickeln, darunter:

• Funktionen für Kunden- und Lieferantenmanagement
  
• Vertriebs- und Logistikmanagement
  
• Ausgabenmanagement
  
• Koordination der Lieferkette
  
• Vertragsmanagement
  
• Reporting und Aufgabenverwaltung
  
• Mobiler Datenzugriff
  

Eines der bekanntesten Beispiele für SCANDs Arbeit im Bereich Procurement Management ist ein multifunktionales System, das entwickelt wurde, um Einkaufsprozesse für ein Unternehmen mit komplexen Beschaffungsanforderungen zu automatisieren und zu optimieren.

Die Plattform wurde auf einer modularen Architektur aufgebaut und unterstützt mehrere Datenbanken. Sie bietet vollständige Transparenz bei Ausgaben, Lieferantenmanagement, Verträgen, Bedarfsplanung und Prognosen. Dadurch konnte das Unternehmen den manuellen Aufwand reduzieren, die Effizienz der Beschaffung steigern und die Entscheidungsprozesse verbessern.

Fazit

Mit dem Wachstum und der zunehmenden Komplexität von Unternehmen steigt auch der Bedarf an Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen.

Im Bereich des Beschaffungsmanagements werden Lieferantenmanagementlösungen zu einem echten Rettungsanker für Unternehmen, die Waren und Dienstleistungen von verschiedenen Lieferanten beziehen.

Diese Systeme ermöglichen es Unternehmen, Beschaffungsdaten über verschiedene Abteilungen hinweg zu bündeln, schnell Bestellungen zu erstellen, den Beschaffungsprozess in jeder Phase zu verfolgen und aus einer Vielzahl von Angeboten die besten Lieferanten auszuwählen.

Daher sollten Unternehmen, die sich einen Wettbewerbsvorteil in ihrer Branche sichern möchten, die Entwicklung eines eigenen Lieferantenmanagementsystems in Betracht ziehen.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)