Der volle Leitfaden zur Verwaltung von IT-Anbietern

Der volle Leitfaden zur Verwaltung von IT-Anbietern

Seit Jahren kämpfen die Unternehmen darum, ihre Ausgaben für IT so gering wie möglich zu halten, um Raum für Innovationen zu schaffen. Der moderne Markt, der sich ständig verändert, erfordert eine schnelle digitale Transformation, die weitere Schwierigkeiten für die ohnehin prekäre Finanzlage der Unternehmen schafft.

Eine gute Nachricht ist es, dass die Unternehmen durch die Neubewertung der Portfolios von ihren IT-Anbietern Kosten sparen und ihre inneren Arbeitsabläufe erheblich verbessern können.

Im Durchschnitt benötigen die Unternehmen mehr als 10 Anbieter für ein einzelnes Projekt und verwalten Hunderte von Anbieterbeziehungen in einem Unternehmen. Die Unternehmen wissen nur zu gut, dass die Koordination von Partnerschaften mit mehreren unabhängigen IT-Anbietern zeitaufwändig ist. Darüber hinaus müssen sie sich auch mit mehreren Lizenzverträgen, übermäßigen Ausgaben für die Mitarbeiter und möglichen Sicherheitslücken auseinandersetzen. Die Versuche, diese Probleme zu bekämpfen, führen in der Regel zu einem wachsenden Labyrinth von Einzellösungen, die das Problem noch mehr verschärfen.

Was ist die Verwaltung von Software-Anbietern?

Unabhängig davon, wie sorgfältig Sie Ihre Geschäftsprozesse verwalten, ist es schwierig, einen vollständigen Einblick in die inneren Arbeitsabläufe von Ihren externen IT-Anbietern zu haben, insbesondere wenn es um die Datensicherheit geht. Mit den richtigen Praktiken der Verwaltung von Software-Anbietern können Sie die Interaktion zwischen Ihren IT-Anbietern jedoch von passiven Geschäftstransaktionen hin zu kollaborativen Partnerschaften umwandeln, dabei werden Sie zusammenarbeiten, um gute Geschäftsergebnisse zu erzielen.

Da die meisten Unternehmen auf mehrere Drittanbieter angewiesen sind, häufen sich die Herausforderungen und die Verwaltung einer großen Anzahl von Anbieterbeziehungen kann eine bereits überforderte IT-Abteilung schnell überschwemmen. Um den besten Service zu gewährleisten, sollten die Unternehmen außerdem vermeiden, aus Bequemlichkeit bei den aktuellen Anbietern zu bleiben, selbst wenn sie mit dem Service oder den Preisen zufrieden sind. Es geht nicht mehr nur um den Preis. Es geht darum, die Partnerschaften der Anbieter, von denen beide Seiten langfristig profitieren, zu pflegen.

Auf der anderen Seite ist es fast unmöglich, einen einzigen Anbieter, der Ihren gesamten IT-Bedarf abdeckt, zu finden, wenn Sie ein Unternehmen mit vielen komplexen Aufgaben führen. Daher kann die Erstellung eines dedizierten Systems für die Anbieterverwaltung dazu beitragen, Ihr Unternehmen und Ihre Anbieter auf dem Laufenden zu halten und Prozesse zur Überwachung der Leistung der Anbieter einzurichten, um eine fruchtbare Beziehung zu gewährleisten.

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Herausforderungen in der Verwaltung von IT-Anbietern

Wenn Sie die Partnerschaft der Anbieter nicht pflegen, kann diese Partnerschaft schief laufen. Darüber hinaus weist das IT-Outsourcing aufgrund der sich ständig ändernden Natur der IT-Landschaft und der Anforderungen im gesamten Unternehmen eine hohe Fehlerquote auf. Vor diesem Hintergrund sehen sich die Führungskräfte in der Verwaltung von IT-Anbietern mit noch größeren Problemen bei der Verwaltung von Beziehungen der Anbieter im gesamten Unternehmen konfrontiert.

Prozess der Verwaltung von IT-Anbietern

Der Prozess der Verwaltung von IT-Anbietern umfasst verschiedene Aktivitäten, wie zum Beispiel:

Identifizierung von Geschäftsanforderungen und Vorbereitung von Geschäftsfällen

Analysieren Sie die Anforderungen des Unternehmens und entwerfen Sie den ersten Business Case, der Kosten, Zeitpläne, Vorteile, Risiken, Ziele und Optionen umfasst.

Seien Sie zunächst so genau wie möglich, wenn Sie Ihre Geschäftsziele bestimmen. Um dies zu erreichen, können Sie die SWOT- Methodik verwenden. Erstellen Sie dann eine Liste der Anforderungen für die Anbieter. Wenn Sie wissen, was Sie erreichen möchten und klar definierte Leistungsziele haben, ist es einfacher, die Interaktion der Anbieter zu verwalten.

Für ein Softwareentwicklungsteam kann es schwierig sein, genau zu wissen, welche Features und Funktionen die Kunden benötigen. Basierend auf unseren Erfahrungen haben wir einen Leitfaden zu funktionalen und nichtfunktionalen Anforderungen erstellt.

Bewertung der Angebote und Anbieterauswahl

Vor der Auswahl eines Anbieters durchläuft das Unternehmen normalerweise einen langwierigen Prozess der Bewertung potenzieller Anbieter, um zu sehen, ob sie für ihre Anforderungen geeignet sind. Dazu gehört die Zusammenarbeit mit potenziellen Anbietern und das Sammeln von zusätzlichen Informationen darüber, wie gut sie die Bedürfnisse des Unternehmens verstehen, wie viel ihr Leistungsumfang abdeckt und wie viel ihre Dienstleistungen kosten werden.

Der Prozess der Auswahl von Anbietern umfasst auch das Anfordern von Angeboten und Vorschlägen. Obwohl die Preisgestaltung zweifellos eine der Schlüsselrollen im Auswahlprozess spielt, müssen die Unternehmen auch andere Kriterien wie den Ruf, die Kapazität und die Erfolgsbilanz eines Anbieters sowie die Fähigkeit des Anbieters, effektiv zu kommunizieren, prüfen.

Vertragsverhandlung

Nachdem ein Anbieter ausgewählt wurde, sollten das Unternehmen und der Anbieter einen Vertrag unterzeichnen, in dem die Service- und Zahlungsbedingungen festgelegt sind. Diese Phase der Vertragsverhandlung stellt sicher, dass beide Parteien geschützt sind und die Vertragsbedingungen einhalten. Ein solider Vertrag sollte so abgestimmt sein, dass er beiden Parteien zugute kommt, das Risiko mindert und die Möglichkeit von Betrug ausschließt.

Anbieter- Onboarding

Das Onboarding von Anbietern ist für die Verwaltung von IT-Anbietern von entscheidender Bedeutung, da es definiert, wie erfolgreich der Kunde und die Anbieter zusammenarbeiten und kommunizieren. Dieser Prozess umfasst die Überprüfung von Anbieterinformationen wie Bankdaten, das Hochladen von Dokumenten und das Abstimmen der Gültigkeit dieser Dokumente durch Ihre Rechtsabteilung. Das Team des Anbieters kann offiziell in Ihr System integriert werden, sobald alle mit dem Anbieterstatus zufrieden und bereit sind, weiterzumachen.

Die Verwaltung der Information der Anbieter

Die Verfolgung der integrierten Anbieter und der zugehörigen Informationen ist ein wichtiger Schritt in dem Prozess der Anbieterverwaltung, da viele Unternehmen Hunderte von Anbietern haben können. Wenn Sie Rechnungen von Anbietern erhalten, die Sie nicht kennen, weil deren Daten nicht korrekt in Ihrem System gespeichert wurden, wird es für Sie schwierig sein, eine Zahlung sicher durchzuführen.

Die Verwaltung von Anbieterbeziehungen erfordert, dass Sie wichtige Informationen über Lieferanten zur Hand haben, damit Sie auf diese wichtigen Informationen bei Bedarf schnell zugreifen können. Sie können ein System der Anbieterbeziehungen so programmieren, dass es Informationen von Ihren Lieferanten sammelt, damit Sie es nicht jedes Mal manuell aktualisieren müssen.

Leistungsüberwachung

Sie sollten die Leistung der Anbieter kontrollieren, während Sie mit ihnen zusammenarbeiten, unabhängig davon, ob Sie von ihnen erwarten, dass sie einen einmaligen Kaufauftrag erfüllen oder ob Sie eine langfristige Geschäftsbeziehung mit ihnen haben. Die Leistungskontrolle kann dazu beitragen, dass ein Anbieter ein zuverlässiger Partner in der Softwareentwicklung bleibt, indem er seine Aktivitäten verfolgt und sicherstellt, dass er mit Ihren Unternehmenszielen übereinstimmt.

Wenn Sie nachverfolgen, wie gut Ihre IT-Anbieter ihre Verpflichtungen laut den Verträgen erfüllen, können Sie sichere Entscheidungen darüber treffen, mit wem Sie bei den zukünftigen Projekten zusammenarbeiten werden. Sie können relevante Metriken verwenden, um ein automatisiertes System der Anbieterverwaltung aufzubauen, das Ihnen ermöglicht, Entscheidungen zu treffen, ohne Daten manuell analysieren zu müssen.

Setzen Sie klare Erwartungen

Bei der Zusammenarbeit mit Anbietern ist es wichtig, die strategischen Ziele des Unternehmens zu formulieren, damit die Anbieter die aktuellen und zukünftigen Anforderungen Ihres Unternehmens kennen. Es ermöglicht Ihrem Unternehmen und den Anbietern, im Laufe der Zeit effektiver zu interagieren. Es hilft auch bei der Etablierung von Standards für die Leistungsbewertung von Anbietern.

Abschluss

SCAND bietet eine Reihe von verschiedenen Modellen der Zusammenarbeit, um Ihnen die bequemste Art der Arbeit an Ihrem Projekt zu bieten.

Wir sind ein zertifiziertes Unternehmen nach den Standards ISO 9001:2015 Qualitätsmanagement und ISO/IEC 27001:2013 Informationssicherheitsmanagement. Die Anforderungen dieser Standards gelten für alle Strukturbereiche unserer Organisation und sind für alle unsere Mitarbeiter verbindlich. Wir unterziehen uns regelmäßig den Sicherheitsaudits, die von der autorisierten Organisation durchgeführt werden.

Nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf und stellen Sie uns beliebige Fragen.