Prompt Engineering Management System (PEMS): Optimierung der KI-Workflows in Unternehmen

Seit der Vorstellung von ChatGPT im November 2022 sind KI- und Machine-Learning-Programme in aller Munde. Zwar gab es bereits vorher KI-basierte Software, doch keine von ihnen erregte so viel öffentliches Interesse und erzeugte derartige Begeisterung wie ChatGPT.

Die Fähigkeiten von ChatGPT (sowie seiner wichtigsten Konkurrenten Claude und Gemini) verbreiteten sich wie ein Lauffeuer und mittlerweile nutzen etwa eine Milliarde Menschen diese Tools für verschiedenste Aufgaben und Zwecke: zur Inhaltserstellung, zum Schreiben von Code, zum Debugging und vieles mehr.

Beliebteste Anwendungsbereiche von KI, Statista

Doch je mehr Unternehmen Werkzeuge wie ChatGPT, Gemini oder lokale generative KI-Entwicklungen einsetzen, desto deutlicher wird, dass die Qualität und Struktur der verwendeten Prompts genauso wichtig sind wie das Training des Systems selbst.

Eine kleine Änderung in der Formulierung kann darüber entscheiden, ob eine Antwort hilfreich oder verwirrend ausfällt.

Aber gute Prompts zu schreiben, ist nur der Anfang. Unternehmen benötigen eine Möglichkeit, diese Prompts team- und projektübergreifend zu organisieren, zu testen und zu optimieren. Eine der wertvollsten Lösungen hierfür ist ein Prompt Engineering Management System (PEMS).

Was ist Prompt Engineering und warum ist es für ChatGPT wichtig

Laut McKinsey ist Prompt Engineering die Praxis, geeignete Eingaben (Prompts) für Large Language Models (LLMs) zu formulieren, um die gewünschten Ausgaben zu erzielen. Einfach ausgedrückt sind AI-Prompts Fragen, die dem LLM gestellt werden, um eine spezifische Antwort zu erhalten. Je besser der Prompt, desto besser die Antwort.

Für generative KI, die in der Lage ist, enorme und vielfältige Mengen unstrukturierter Daten zu verarbeiten, können diese Prompts Formatierungen, Systemanweisungen, Kontextmanagement und Ausgabebedingungen umfassen.

Anstelle einer einfachen Anweisung wie:

„Schreibe einen Bericht“,

könnte ein gut formulierter Prompt lauten:

„Schreibe einen 300 Wörter langen Bericht, der die Marketingergebnisse dieser Woche in einem freundlichen, professionellen Ton zusammenfasst. Füge wichtige Kennzahlen und nächste Schritte hinzu.“

Im geschäftlichen Umfeld sind Prompts keine beiläufigen Fragen — sie sind taktische Mittel, die den Erfolg von KI-Lösungen bestimmen, von Kundenservice-Bots bis hin zu internen Automatisierungsplattformen. Ein schlecht vorbereiteter Prompt kann führen zu:

• Falschen oder irreführenden Antworten
  
• Regulatorischen Risiken (z. B. DSGVO-Verstößen)
  
• Fehlern und erhöhtem Token-Verbrauch
  
• Unvorhersehbarem Verhalten
  

Auf einer übergeordneten Ebene trägt Prompt Engineering dazu bei, sicherzustellen, dass LLMs im Einklang mit den Zielen, dem Ton und den Richtlinien des Unternehmens antworten.

Daher überrascht es nicht, dass der weltweite Markt für Prompt Engineering im Jahr 2023 ein Volumen von 222,1 Millionen US-Dollar erreichte und voraussichtlich mit einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate von 32,8 % von 2024 bis 2030 weiter wachsen wird.

Herausforderungen des Prompt-Managements in Unternehmensumgebungen

Wie einfach (oder schwierig) ist es Ihrer Meinung nach, KI für praktische Ergebnisse zu nutzen? Laut einer Untersuchung von Statista gehören generative KI und effektives Prompt Engineering zu den Geschäftsbereichen, die die meisten KI-Kompetenzen erfordern.

Tatsächlich kann sich das Management von Prompts in einem kommerziellen Umfeld schnell ins Chaos verwandeln. Auf den ersten Blick erscheint es simpel: Man schreibt einige Anweisungen für ein KI-Modell — und fertig.

Doch sobald Unternehmen beginnen, KI in mehreren Abteilungen und Diensten einzusetzen, summiert sich die Anzahl der Prompts schnell. Ohne ein strukturiertes System wird die Arbeit mit KI schlampig, unkoordiniert und schwer wartbar.

Ein besonders offensichtlicher Grund dafür ist, dass Prompts häufig an zufälligen Orten gespeichert werden: im Code, in gemeinsam genutzten Dokumenten oder sogar auf dem Desktop einzelner Mitarbeiter.

Wenn Änderungen vorgenommen werden, existiert in der Regel keine Historie darüber, wer die Änderungen vorgenommen hat, was geändert wurde oder warum. Kommt es dann zu Fehlern oder liefert die KI plötzlich seltsame Antworten, ist es schwierig nachzuvollziehen, was passiert ist oder wie der Fehler behoben werden kann

Zweitens schreiben unterschiedliche Teams häufig ihre eigenen Prompts mit jeweils eigener Tonalität und Absicht. Beispielsweise verwendet das Marketing in der Regel eine freundliche, zugängliche Sprache, während die Rechtsabteilung vorsichtige und präzise Formulierungen wählt.

Ohne gemeinsame Richtlinien oder Vorlagen kann das Ergebnis zwischen den Abteilungen stark variieren. Dies kann zu Verwirrung bei den Nutzern, Inkonsistenzen in der Markenkommunikation und in einigen Fällen sogar zu rechtlichen oder Compliance-Problemen führen.

Drittens existiert häufig weder eine zentrale Prompt-Bibliothek noch ein gemeinsamer Arbeitsbereich, sodass Teams oftmals nicht wissen, woran andere arbeiten.

Mit anderen Worten: Sie erstellen möglicherweise ähnliche Prompts immer wieder neu, duplizieren Arbeitsschritte oder arbeiten sogar mit leicht abweichenden Prompts an derselben Aufgabe.

Viertens werden Prompts in den meisten Fällen geschrieben und sofort verwendet, ohne ausreichend getestet zu werden. Doch selbst kleine Unterschiede in der Formulierung können enorme Auswirkungen auf die Reaktion der KI haben.

Ohne ein System zum Prüfen oder Vergleichen verschiedener Prompt-Versionen laufen Unternehmen Gefahr, Prompts einzusetzen, die nicht optimal funktionieren.

Schließlich gibt es erhebliche Sicherheits- und Datenschutzbedenken. Prompts können interne Geschäftslogik, sensible Kundendaten oder Informationen enthalten, die strengen regulatorischen Vorgaben unterliegen.

Werden diese Prompts nicht angemessen gespeichert oder erhalten zu viele Nutzer Zugriff darauf, kann es zu Datenlecks oder Compliance-Verstößen kommen.

Was ist ein Prompt Engineering Management System (Prompt Engineering)?

Ein Prompt Engineering Management System ist ein Werkzeug zur Speicherung, Erprobung und Weiterentwicklung von KI-Prompts.

PEMS fungiert als Steuerzentrale für alles, was mit Prompts zu tun hat: Anstatt Eingaben überall in Code-Dateien, Dokumenten oder Tabellen verstreut zu haben, können Abteilungen sie in einem gemeinsamen Portal (Repository) bündeln, um:

• Prompts zu schreiben und zu bearbeiten
  
• Nach bevorzugten Kategorien zu klassifizieren und zu kennzeichnen
  
• Änderungen nachzuverfolgen
  
• Prompts in realen Systemen zu testen
  
• Mit anderen zusammenzuarbeiten
  

Kurz gesagt: PEMS behandelt Prompts wie jede andere Unternehmensressource — genauso wie Code oder Designs. Es stellt sicher, dass die Eingaben für KI-Modelle qualitativ hochwertig, einheitlich und für den Unternehmenseinsatz vorbereitet sind.

Schlüsselfunktionen eines Prompt Management Systems

Wie bessere Zutaten ein Gericht verbessern können, kann eine gute Eingabe in ein generatives KI-Modell die Ausgabe verbessern. Ein gut konzipiertes PEMS erleichtert den fachgerechten, sicheren und sinnvollen Umgang mit KI-Prompts. Dafür sind folgende Komponenten unerlässlich:

• Zentralisiertes Repository: PEMS speichert alle Vorlagen an einem Ort, sodass alle Teammitglieder Prompts leicht finden, überarbeiten und beitragen können, ohne sie in verschiedenen Dateien oder Systemen suchen zu müssen.
  
• Versionskontrolle: PEMS verfolgt jede Änderung an einem Prompt. Man kann sehen, wer ihn wann und warum geändert hat. Bei Problemen kann auf eine frühere Version zurückgesetzt werden. So bleiben die Prompts langfristig funktionsfähig.
  
• Standardisierte Vorlagen: PEMS stellt Vorlagen und Best Practices für das Prompt Engineering bereit, damit alle Anweisungen in einem einheitlichen Format und Stil verfasst werden.
  
• Testen und Validieren: PEMS ermöglicht es den Abteilungen, Vorlagen vor dem Einsatz zu testen. So kann geprüft werden, ob die KI korrekte Antworten liefert und Fehler werden erkannt, bevor sie die Nutzer betreffen.
  
• Feedback-Integration: Sobald Nutzer feststellen, dass ein Prompt Schwächen aufweist, können sie Rückmeldungen ins System eingeben, um entsprechende Anpassungen vorzunehmen.
  
• Zugriffskontrolle: PEMS steuert, wer Prompts erstellen, bearbeiten oder einsehen darf, um die Vertraulichkeit geschäftlicher Informationen zu wahren und sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Änderungen vornehmen.
  
• Kollaborationstools: PEMS ermöglicht Teamarbeit: Prompts können gemeinsam genutzt, Verbesserungsvorschläge eingebracht und sichergestellt werden, dass alles unternehmensweit abgestimmt ist.
  

Wie PEMS die Prompt-Qualität und -Konsistenz verbessert

Der Einsatz von KI im Unternehmen funktioniert nur dann zuverlässig, wenn die Anweisungen an die KI präzise, eindeutig und korrekt formuliert sind. Ein Prompt Engineering Management System macht dies möglich.

Anstatt Prompts an unterschiedlichen Orten und in verschiedenen Formaten zu schreiben, bietet PEMS den Mitarbeitern ein zentrales System zur Erstellung und Verwaltung. Dadurch arbeiten alle mit derselben Struktur und Stilrichtung, was dazu führt, dass die KI objektiver, präziser und professioneller antwortet.

PEMS vereinfacht zudem das Testen von Prompts vor dem Einsatz. Ähnlich wie bei Desktop-Software oder mobilen Apps können Prompts ausprobiert werden, um zu sehen, wie die KI reagiert. Bei fehlerhaften Antworten oder falschen Reaktionen erkennt das System das Problem sofort.

Die Versionskontrolle ist ein weiterer wichtiger Bestandteil. Mit PEMS können Teams die Änderungen an den Prompts im Zeitverlauf nachverfolgen. Es ist stets nachvollziehbar, wer wann und aus welchem Grund Änderungen vorgenommen hat.

Falls eine neue Prompt-Version ein Problem verursacht, kann problemlos auf eine frühere Version zurückgegriffen werden.

PEMS fördert auch die Zusammenarbeit zwischen Teams. Die zentrale Speicherung aller Prompts ermöglicht es, Arbeiten anderer Teams zu nutzen und weiterzuentwickeln. Ein Prompt, den z. B. das HR-Team entworfen hat, kann von der Rechts- oder Finanzabteilung angepasst werden.

Schließlich ist PEMS offen für Feedback. Wenn Nutzer Schwierigkeiten mit bestimmten Prompts haben, können diese Rückmeldungen sofort im System erfasst und zur Überarbeitung herangezogen werden.

Anwendungsfälle für PEMS in unternehmensweiten KI-Workflows

Nachdem nun die Definition und die grundlegenden Bestandteile von PEMS klar sind, ist es an der Zeit, die wichtigsten Einsatzmöglichkeiten zu betrachten:

1. Kundenservice-Chatbots

Viele Unternehmen setzen KI-Chatbots ein, um Kundenanfragen zu beantworten. Mit PEMS können Teams die Prompts, die den Chatbot steuern, gezielt verwalten und optimieren. Dadurch werden die Antworten hilfreicher, freundlicher und markenkonform — selbst dann, wenn der Chatbot tausende unterschiedliche Fragen beantworten muss.

2. Interne Wissensassistenten

Einige Unternehmen nutzen KI-Software, um Mitarbeitern den schnelleren Zugriff auf Informationen zu ermöglichen. Beispielsweise kann ein HR-Assistent Fragen zu Urlaubszeiten beantworten oder ein Vertragsrechtsassistent die Bedingungen eines Vertrags erläutern. PEMS sorgt dafür, dass alle zugrunde liegenden Prompts korrekt, prägnant und stets aktuell bleiben.

3. Content-Erstellung und Marketing

Marketingteams nutzen KI häufig zur Erstellung von E-Mails, Anzeigen, Produktbeschreibungen usw. Mit PEMS können sie Prompts speichern und kontinuierlich verfeinern, damit die Inhalte stets dem Markenstil und den Kommunikationsrichtlinien entsprechen — unabhängig davon, wer sie verwendet.

4. Codegenerierung und Entwickler-Tools

Entwickler können mit KI Code schreiben, Dokumentationen erstellen oder Fehler beheben. Durch PEMS lassen sich Prompts verwalten, die konsistente Ergebnisse über verschiedene Tools und Programmiersprachen hinweg liefern, ohne dass diese ständig neu formuliert werden müssen.

5. Datenanalyse und Berichtserstellung

KI kann eingesetzt werden, um Rohdaten in aussagekräftige Berichte oder Zusammenfassungen umzuwandeln. PEMS stellt sicher, dass die Prompts, die diesen Prozess steuern, den Unternehmenszielen entsprechen und auch bei sich ändernden Daten gleichbleibende Ergebnisse liefern.

6. Schulung und Einarbeitung

KI-Systeme können neue Mitarbeiter beim Lernen unterstützen, indem sie Fragen beantworten oder durch Arbeitsabläufe führen. PEMS garantiert, dass diese Informationen stets aktuell und korrekt sind, sodass neue Mitarbeiter jederzeit verlässliche Auskünfte erhalten.

Wie SCAND Ihnen beim Aufbau und der Implementierung eines individuellen PEMS helfen kann

Bei SCAND wissen wir, dass jedes Unternehmen seine eigene Art hat, mit KI zu arbeiten. Deshalb bieten wir keine Lösung von der Stange an. Stattdessen entwickeln wir maßgeschneiderte KI-Lösungen, damit jedes Unternehmen ein individuelles PEMS erhält, das auf seine spezifischen Bedingungen, Tools und Arbeitsabläufe zugeschnitten ist.

Wir beginnen damit, zu analysieren, wie Ihre Teams bereits KI nutzen: für Chatbots, Inhaltserstellung, Datenanalyse oder um Entwicklern beim Programmieren zu helfen.

Anschließend erstellen wir ein System, das alle Ihre Prompt-Vorlagen in einem zentralen Hub zusammenführt — mit genau den Funktionen, die Sie am meisten benötigen, wie z. B. Versionskontrolle, Tests und gesicherter Zugriff.

Unser Entwicklungsteam verfügt über umfassende Erfahrung in der KI-Integration, bei Unternehmenssoftwarelösungen und in der Workflow-Automatisierung. Ganz gleich, ob Sie Ihr PEMS in interne Anwendungen, Cloud-Plattformen oder Drittanbieter-Tools integrieren möchten — wir setzen das für Sie um.

Zudem legen wir großen Wert auf Benutzerfreundlichkeit. Sie müssen kein KI-Entwickler sein, um Prompts zu erstellen oder zu bearbeiten. Wir entwickeln eine klare, intuitive Benutzeroberfläche, sodass jede Abteilung — Marketing, Support, Rechtsabteilung, HR — Prompts verwalten kann, ohne eine einzige Zeile Code schreiben zu müssen.

Schließlich unterstützen wir Sie auch beim Skalieren Ihres Systems, wenn Ihre KI-Nutzung wächst. Egal, ob Sie klein starten oder bereits mit hunderten von Prompts in verschiedenen Teams arbeiten — wir entwickeln Ihr individuelles PEMS so, dass es mit Ihrem Unternehmen mitwachsen kann.