Was sind EDI-Systeme – Softwarelösungen 2023

Die schnelle Erfassung, Verarbeitung und gemeinsame Nutzung von Daten gewährleistet heute eine effektive Entwicklung für fast jedes Unternehmen. Hohe Kundenanforderungen an reibungslose Omnichannel-Services, die Notwendigkeit, mit mehreren Geschäftspartnern zu kommunizieren, und ein hohes Maß an Informationssilos zwischen den Abteilungen lassen Unternehmen nach neuen Wegen suchen, um ihren Datenfluss und ihr Management zu verbessern.

Eine Möglichkeit, mit all diesen Herausforderungen Schritt zu halten, ist die Implementierung eines einheitlichen Systems – EDI. EDI-Systeme helfen den Unternehmen bei der Feinabstimmung ihrer Datenflüsse und stellen sicher, dass die gemeinsam genutzten Daten vollständig angezeigt und über verschiedene Geschäftsanwendungen hinweg genutzt werden. In diesem Artikel werfen wir einen detaillierten Blick auf EDI-Systeme und finden heraus, wie diese den Unternehmen helfen, die Herausforderungen des Datenmanagements in den heutigen wettbewerbsintensiven Umgebungen zu meistern.

Was sind EDI-Systeme?

Was ist ein EDI-System? Ein elektronisches Datenaustauschsystem (EDI) ist eine Unternehmenssoftware, die ein effektives Dokumentenmanagement und einen effektiven Datenfluss über verschiedene Anwendungen hinweg gewährleistet. Das System standardisiert Datenformate und passt sie an die Bedürfnisse einer bestimmten digitalen Lösung an. Dadurch können Unternehmen traditionelle B2B-Transaktionen viel schneller verarbeiten und durchführen.

B2B-Transaktionen wie Verkaufsaufträge, Bestellungen, Rechnungen, Lieferavise, Funktion Bestätigungen und andere erfordern normalerweise mehrere Verarbeitungsschritte. Der Bestellprozess umfasst beispielsweise die Erstellung, Genehmigung, den Versand, den bindenden Vertrag, die Warenlieferung, den Drei-Wege-Abgleich und den Abschluss. All diese Schritte erfordern oft mehrere Anwendungen, um Daten untereinander im Unternehmen und mit den Geschäftspartnern auszutauschen. EDI-Systeme automatisieren den Datenaustausch und machen ihn schnell und einfach.

Laut Fortune Business Insights erreichte die Marktgröße für EDI-Software im Jahr 2021 1,70 Milliarden US-Dollar und wird voraussichtlich von 1,88 Milliarden US-Dollar im Jahr 2022 auf 4,04 Milliarden US-Dollar im Jahr 2029 steigen und im Prognosezeitraum mit einer Wachstumsrate von 11,6% wachsen. Dies bedeutet, dass die Unternehmen den Wert von EDI-Systemen für ihre Lieferketten erkennen, da sie es ermöglichen, geschäftskritische Daten rechtzeitig und in vollem Umfang zu senden.

EDI-Systemkomponenten und -Dienste

Für eine erfolgreiche Arbeit benötigen die EDI-Systeme mehrere Schlüsselkomponenten. Dazu gehören die Anwendungsdienste, Übersetzungssoftware und Kommunikationsdienste. Schauen wir uns jeden von ihnen genauer an.

• Anwendungsdienste verknüpfen eine Geschäftsanwendung und ein EDI-System. Es ermöglicht den Unternehmen, ihre Daten an ein EDI-System zu senden. Wenn die Geschäftsdaten ein EDI erreichen, sendet das System die Daten an ihr Ziel, das entweder eine interne Unternehmensabteilung oder ein externer Geschäftspartner sein kann.
• Übersetzungssoftware. Es ist ein System, das mehrere Komponenten und Tools umfasst, die dabei helfen, Daten zu konvertieren und zwischen Handelspartnern auszutauschen. In der Regel handelt es sich dabei um ein vereinbartes Standard Dokumentformat, eine Übersetzungssoftware, die Daten in das Standardformat konvertiert, eine Mapping-Software, die einen nahtlosen Dokumentenversand sowie einen Datenimport/-export gewährleistet.
• Kommunikationsdienst. Dies umfasst den Vorgang des Sendens und Empfangens von Dokumenten unter Verwendung geeigneter Kommunikationsprotokolle oder eigenständiger Software. Der Kommunikationsdienst stellt sicher, dass die Handelspartner kompatible Hard- und Software zum Senden von Daten verwenden.

Wie funktioniert EDI?

Wenn die Unternehmen Daten über EDI-Systeme austauschen, führt die Software drei einfache Schritte aus: Vorbereitung der Dokumente, Konvertieren der Dokumente in das richtige Format und Übermittlung der Dokumente an ihre Bestimmungsorte.

Vorbereitung der Dokumente 

Dieser Schritt beinhaltet das Sammeln und Organisieren von Daten in einem bestimmten Format. Anstatt beispielsweise eine Rechnung zu drucken, erstellt ein EDI-System eine Dokumentendatei mit einer bestimmten Datenstruktur, die einfach durch das System übertragen werden kann. Es gibt verschiedene Möglichkeiten und Datenquellen, die zum Erstellen von Dokumenten im EDI-Format verwendet werden können. Sie können Folgendes beinhalten:

• Manuelle Eingabe der Daten
• Exportieren von Daten aus Tabellenkalkulationen oder Datenbanken
• Neuformatierung elektronischer Berichte
• Verwendung von Anwendungsdaten zur Erstellung von EDI-Dateien

Konvertieren von Dokumenten in ein geeignetes Format

In diesem Schritt werden die Daten von einer Übersetzer Software verarbeitet, die die Daten in das EDI-Standardformat konvertiert. EDI-Übersetzer können als Teil von EDI-Systemen eingesetzt werden, dann werden sie vom Unternehmen selbst gekauft und gewartet, oder die Unternehmen können Dienste von Drittanbietern nutzen, um ihre Dokumente zu übersetzen, z.B. Übersetzungsdienste von EDI-Dienstleistern.

Übermittlung der EDI-Dokumente

Dies ist der letzte Schritt, in dem das Unternehmen entscheidet, wie es seine Daten an seine Geschäftspartner übermittelt. Dazu gibt es mehrere Möglichkeiten – eine Punkt-zu-Punkt-Verbindung mit einer direkten Kommunikationsverbindung von einem Computer zum anderen oder eine vom Netzbetreiber unterstützte VAN-Verbindung.

Vorteile eines verbesserten EDI-Systems

Ein leistungsstarkes EDI-System kann den Unternehmen dabei helfen, einen großen Teil ihres Dokumentenflusses zu automatisieren und die Auftragsbearbeitung, Kommissionierung, Verpackung und den Versand, die Rechnungsstellung und viele andere Vorgänge zu beschleunigen. Viele Unternehmen implementieren bereits effektiv EDI-Systeme, sodass ihre Daten ohne zusätzliche Hilfe direkt in und aus ihren ERP-Systemen fließen.

Wenn Sie auch erwägen, ein EDI-System in Ihre digitale Geschäftsumgebung einzubetten, sind hier 6 Gründe, warum dies die richtige Entscheidung ist.

• Senkung der Betriebskosten. Wie bereits erwähnt, hilft ein EDI-System den Unternehmen dabei, die Anzahl manueller Vorgänge zu verringern. Mit EDI-Systemen müssen die Mitarbeiter keine Geschäftsdaten manuell eingeben, ausfüllen, kopieren, überprüfen oder abrufen. Außerdem reduziert EDI den Material- und Ressourcenaufwand für die Verwaltung papierbasierter Dokumente. Dies wiederum verbessert auch die Nachhaltigkeit des Unternehmens, da die Mitarbeiter keine auf Papier gedruckten Dokumente lagern oder versenden müssen.
• Beschleunigte Datenfluss-Zyklen. Das automatisierte Datenmanagement führt auch zu einer schnelleren Übertragung und Verarbeitung. Auf diese Weise können Unternehmen ihre Transaktionen um ein Vielfaches beschleunigen und ihren Umsatz steigern.
• Minimierung von Fehlern und verbesserte Datengenauigkeit. Durch das automatisierte Ausfüllen von Daten reduzieren EDI-Systeme Fehler in ihren Transaktionen erheblich. Darüber hinaus können die EDI-Systeme beispielsweise unleserliche Handschriften, die Eingabe falscher Passwörter oder verlorene E-Mails verhindern.
• Verbesserte Gesamtleistung des Unternehmens. EDI-Systeme verbessern die Datentransparenz, indem sie Unternehmen Transaktionsstatus in Echtzeit bereitstellen und ihre Entscheidungsfindung verbessern. Außerdem rationalisieren sie die Prozesse der Dateneingabe und -verarbeitung, was zu kürzeren Lieferzeiten und damit zu einer höheren Zufriedenheit der Kunden und Geschäftspartner führt.
• Erhöhte Transaktionssicherheit. Die Unternehmen können mehrere Sicherheitsprotokolle für die gemeinsame Nutzung von Daten verwenden, um sicherzustellen, dass ihre Daten gut geschützt sind. Dies sind Secure File Transfer Protocol (SFTP), Applicationability Statement 2 (AS2), HTTPS-basierte Protokolle, Simple Object Access Protocol (SOAP) und viele andere.

Fazit

Schnelle Datenverarbeitung und -austausch ist heute einer der Hauptfaktoren für eine erfolgreiche Geschäftsentwicklung. Aus diesem Grund integrieren viele Unternehmen EDI-Systeme in ihre digitalen Umgebungen. Sie helfen Unternehmen, ihre Datenflüsse zu rationalisieren und die Datenverarbeitung erheblich zu verbessern.

Wenn Sie auch nach Möglichkeiten suchen, ein EDI-System für Ihr Unternehmen zu nutzen, ist der Aufbau Ihrer eigenen digitalen Lösung möglicherweise eine gute Option. Scand bietet Teams aus professionellen Softwareentwicklern, die viel Erfahrung in der Erstellung und Bereitstellung von Software auf Unternehmensebene haben. Setzen Sie sich mit uns in Verbindung und erfahren Sie mehr darüber, wie Sie mit einer EDI-Lösung eine erfolgreiche digitale Umgebung für Ihr Unternehmen aufbauen können.