Wenn ein Unternehmen wächst, wird es immer schwieriger, die Geschäftsprozesse effektiv aufrechtzuerhalten und zu kontrollieren. Hier kommen ERP-Systeme zur Hilfe. Das ERP-System (Enterprise Resource Planning) ist eine Software, die die Speicherung und Verarbeitung der meisten wichtigen Unternehmensdaten in einer Datenbank ermöglicht. Diese Software integriert alle Geschäftsprozesse in einem System, das die Beziehungen zwischen verschiedenen Einheiten (wie Produktion, Buchhaltung, Personalabteilung und anderen Einheiten) rationalisiert und vereinfacht.
Vor- und Nachteile von ERP-Systemen
Auch wenn ERP-Systeme die Verwaltung interner Geschäftsprozesse vereinfachen können, können sie im Alltag kompliziert sein oder sich nur schwer in die bestehenden Systeme eines Unternehmens integrieren lassen. Werfen wir einen Blick auf die Vor- und Nachteile der Implementierung eines ERP-Systems.
Vorteile von ERP
Wollen wir schauen, welche Vorteile das Unternehmen mit Implementierung von einem ERP-System erzielen kann:
Eine einzige Datenbank
Ein ERP-System besteht in der Regel aus einer Datenbank, die alle Informationen aus verschiedenen Geschäftsbereichen vereint. Alle Geschäftsbereiche haben Zugriff auf alle Informationen in Echtzeit und können schneller und effektiver arbeiten. Eine einzige Datenbank reduziert auch das Risiko von menschlichen Fehlern, da die gleichen Informationen nicht erneut in mehrere Programme eingegeben oder per Papierdokument, E-Mail oder USB-Stick übertragen werden müssen.
Verbesserte Sicherheit
Es besteht keine Notwendigkeit, vertrauliche Informationen in Excel-Tabellen, Google-Dokumenten oder auf Papier zu speichern. Die Sicherheitseinstellungen eines ERP-Systems ermöglichen es auch, bestimmten Abteilungen oder Mitarbeitern den Zugriff zu gewähren oder einzuschränken, sodass jeder nur die Informationen sieht, die er für die Arbeit benötigt, dabei bleiben alle sensiblen Daten geschützt.
Skalierbarkeit
Die meisten ERP-Systeme ermöglichen eine schnelle Skalierbarkeit in Bezug auf neue Funktionen. Sie können einfach ein bereits vorhandenes Modul hinzufügen oder ein von diesem ERP unterstütztes System integrieren, sodass keine neuen Funktionen entwickelt, das System neu erstellt oder vorhandener Code neu geschrieben werden müssen.
Bessere Analysen und Planung
Das ERP-System kann problemlos in verschiedene Analyseanwendungen integriert werden, was die Analyse erheblich vereinfacht und die Prognose und Planung verbessert.
Herausforderungen von ERP
ERP-Systeme scheinen ein effektives und sogar notwendiges Werkzeug für mittlere und große Unternehmen zu sein. Es gibt jedoch noch einige Probleme, die berücksichtigt werden sollten.
Hohe Kosten
Die Integration eines ERP-Systems ist ziemlich teuer. Langfristig verbessert die ERP-Integration die Prozesse und spart Geld, erfordert aber in der Anfangsphase erhebliche Investitionen. Die Kosten umfassen nicht nur die Software, sondern auch die Analyse und Verbesserung bestehender Geschäftsprozesse, die Zahlung für Speicher (Server oder Clouds) und die Schulung Ihrer Mitarbeiter, usw.
Co-Abhängigkeit
Das System sollte sorgfältig integriert und überwacht werden, denn falls es eines Tages ausfällt, werden alle Arbeitsprozesse still stehen. Deshalb ist es wichtig, alles sorgfältig einzurichten und für eine rechtzeitige Wartung zu sorgen.
Ausfallrisiko
Fehler bei der Implementierung von ERP sind ein häufiges Problem. Die Gründe können von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein, meistens sind es jedoch die folgenden:
- weites Hinausgehen über das ursprüngliche Budget;
- Auswahl eines falschen ERP-Systems;
- Unfähigkeit der Mitarbeiter, sich an den neuen Arbeitsablauf zu halten.
Diese Probleme können durch gründliche Planung und Unterstützung des Anbieters vermieden werden.
PLANUNG spielt eine entscheidende Rolle für eine erfolgreiche Implementierung des ERP-Systems
Schritte zur Implementierung des ERP-Systems
Die ERP-Integrationsstrategie erfordert viel Aufmerksamkeit und Mühe, aber wir wissen, wie wir diese Aufgabe erleichtern können.
Hier ist eine Liste der Schritte, die Sie in Ihren ERP-Implementierungsplan aufnehmen sollten:
- Ein Team zusammenstellen und die Änderungen planen
- Budget planen
- Datenmigration
- Mitarbeiter schulen
- Testen
Ein Team zusammenstellen und die Änderungen planen
Wählen Sie aus jeder Abteilung einen Mitarbeiter aus, der Ihnen ein detailliertes Bild der Systeme und Prozesse in seiner Einheit geben wird. Die Aufgabe besteht darin, die Prozesse zu analysieren und Wege zu finden, sie zu vereinfachen. Erstellen Sie gemeinsam mit diesem Team einen Plan, wie diese Änderungen stattfinden werden.
Budget planen
Der häufigste Grund für das Scheitern der ERP-Integration ist die Überschreitung des Budgets. Dies liegt daran, dass bei der Planung nicht alle möglichen Ausgaben berücksichtigt wurden. Folgendes ist zu beachten:
- Upgrades von technischer Ausrüstung;
- Anbieter Gebühren (Beratung, Schulung Ihrer Mitarbeiter, Anpassung von ERP);
- Datensicherung und -speicherung;
- Vergütung der Überstunden für Ihre Mitarbeiter;
- Verlust der Produktivität während der Einarbeitungszeit.
Datenmigration
Es ist wichtig zu entscheiden, welche Daten übernommen und welche Daten hinterlassen werden sollen. Hier gilt es nützliche und aktuelle Daten, die Sie migrieren müssen, von der alten Datenbank zu unterscheiden.
Der nächste Schritt ist die Übertragung an das ERM-System. Es erfordert extreme Genauigkeit, da alle Geschäftsbereiche jetzt dieselbe Datenbank (und dieselben Fehler) teilen.
Mitarbeiter schulen
ERP-System wird nicht nützlich sein und kann sogar schaden, wenn das Personal es nicht richtig verwendet. Beeilen Sie sich also nicht, sofort zu starten, und stellen Sie sicher, dass jeder versteht, wie man in dem neuen System arbeitet.
Es mag sinnlos erscheinen, Ihren Anbieter oder Ihr erfahrenes Softwareunternehmen um die Schulung von Mitarbeitern zu bitten, aber tatsächlich beschleunigt dies den Lernprozess und minimiert mögliche Fehler in der Zukunft.
Testen
Bevor Sie ein ERP-System in Betrieb nehmen, empfehlen wir dringend, es zuerst zu testen und alltägliche Arbeit Szenarien widerzuspiegeln. Es ist besser, das System sogar zweimal oder öfter zu testen, um alle möglicherweise auftretenden Probleme zu erkennen und zu beseitigen.
Vergessen Sie nach Abschluss aller Vorbereitungen und Inbetriebnahme über die ständige Bewertung nicht, um den Fortschritt zu sehen und die aktuelle Effizienz mit dem ursprünglichen Plan zu vergleichen. Treten während der Arbeit zusätzliche Schwierigkeiten auf, hilft die Auswertung ebenfalls, diese aufzudecken und schnell eine Lösung zu finden.
Fazit
Obwohl die Implementierung eines ERP-Systems in dem Unternehmen eine Herausforderung sein kann, bleibt es ein hervorragendes Werkzeug für mittlere und große Unternehmen, das hilft, Prozesse zu automatisieren und effektiver zu gestalten.
Das erfahrene Team von SCAND ist bereit, Ihnen bei der Implementierung des ERP-Systems zu helfen: Auswahl des Systems, das Ihren Anforderungen entspricht, Integration und Wartung sowie Schulung Ihrer Mitarbeiter. Wenn Sie Fragen haben, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren!
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